Grupo Bienvenida

En el mes de noviembre decidimos que un grupo de recepción o bienvenida era necesario con el fin de recibir a mas de 500 intérpretes, a los cuales se sumaron 150 voluntarios coordinadores de salas y algunos voluntarios más.

El grupo estuvo conformado por Jean-Christian(Congo), intérprete voluntario residente en POA desde hacía unos meses, Mónica (Colombia), y unos 20 voluntarios de POA, coordinados por Lizie e Isabella, jóvenes de POA, y pertenecientes al campamento de la Juventud, mas la colaboración de Eliza, fonoaudióloga voluntaria de POA, que inicialmente se encargó de la Secretaría –Recepción del 5 piso del Gasómetro.

A este grupo se sumó Daniela, quien con su presencia permanente y ayuda, supo prestar la ayuda necesaria a numerosos intérpretes a lo largo del Foro.

El grupo tenía que acoger no solo 500 intérpretes de mas de 16 lenguas y provenientes de muchos países y culturas diversas, muchos de los cuales venían por primera vez a América Latina, y como voluntarios del Foro, y que habían efectuado mas de 48 horas de vuelo .Pero a su vez había mas de 150 voluntarios coordinadores de sala, la mayoría de ellos residentes en POA.

El grupo identificó las siguientes necesidades :

 Recepción de intérpretes en la Rodoviaria o Terminal de Transporte Terrestre, o en el Aeropuerto de POA, del 24 al 26 de Enero .Los intérpretes que llegaran antes debían arreglárselas por sí mismos .El compromiso de Babels era solo entre el 24 y la noche del 31 de enero incluída.

Procedimiento para la acogida, establecido de común acuerdo dentro del grupo

Conformación de tres turnos de recepción (mañana, tarde y noche).Estos voluntarios recibirían a los intérpretes y los ayudarían a tomar el taxi que los condujera al gasómetro (si se alojaban lejos de la ciudad) o a su alojamiento dentro de la ciudad.

Inconvenientes de este procedimiento

Dificultad para recibir a los que llegaban a la Rodoviaria hacia las 4 a.m, o los que llegaban en vuelos mas allá de la medianoche. Otro inconveniente:

El grado de responsabilidad y de compromiso de los voluntarios no siempre fue satisfactorio .No hubo plena conciencia de hasta que punto una ausencia de último minuto provocaría un efecto dominó, agravado por el hecho de que la mayoría de los voluntarios en el aeropuerto no tenían teléfono celular no lo habíamos previsto, lo que dificultaba la comunicación directa.

Algunos voluntarios enviaron a los intérpretes directamente al gasómetro en lugar de l hotel destinado. Sólo los intérpretes que llegaban a la Rodoviaria, asi como los que estaban alojados en hoteles a varios kilómetros de POA debían pasar primero por el 5 piso Esta confusión se debió a la inconstancia de los voluntarios para asistir a las reuniones informativas diarias que el grupo programó, la ausencia a estas debida en parte a los problemas de disponibilidad de los voluntarios.(no todos estaban libres a todo momento) .

Listado de alojamiento de los intérpretes

Una copia de la lista de alojamiento de cada intérprete estuvo a disposición en la recepción del 5 piso, otra copia en manos de Lizie e Isabella en el aeropuerto para poder guiar a los que no tenían dicha información .Cabe señalar aquí los retrasos de esta por cambios de última hora debido a que algunos coordinadores estaban descontentos con el alojamiento asignado a sus compatriotas.

Información entregada a los intérpretes

Según la experiencia de Foros anteriores cada intérprete debía recibir ciertas informaciones. Fue así como se procedió a la elaboración de una carpeta en tres lenguas (Español, Inglés y portugués) colocada dentro de un bolso oficial del Foro, en tela junto con:

 Una camiseta azul del FSM (recibimos solo 300 de las 700 solicitadas y en dos tallas únicas, pequeñas para el modelo femenino y extragrande para el modelo masculino).La prioridad siendo la identificación de los coordinadores de salas, fueron ellos los primeros en recibirlas y las restantes se distribuyeron al azar en los bolsos de los intérpretes. Esta es la razón por la cual no hubo camisetas para todos los intérpretes.

 Una revista sobre POA
 Un plegable sobre POA

 Un sobre con los tiquetes para restaurante y las fichas de transporte .Los voluntarios tuvieron que realizar unos 700 sobres en pocos días.

Los coordinadores de POA lograron obtener dos tiquetes diarios, asegurando así la cena para los intérpretes .Esto es un avance con respecto a foros anteriores como Mumbai, Quito o Paris.

Debido a que la entrega de estos sobres era un asunto delicado, ya que se trataba propiamente de efectivo, y por lo tanto de respetar las reglas de contabilidad del foro, tuvimos que aceptar el procedimiento administrativo para la realización y entrega de los sobres.

 Una carpeta propiamente dicha con el siguiente material informativo, preparada con la ayuda de dos voluntarios de POA expertos en diseño gráfico, Julia y Vinicio, con el fin de mejorar la presentación y favorecer la lectura.:
 El programa general de Babels para los días 24 a 31.
 un texto de presentación de Babels (esta nueva versión se encuentra en el sitio)
 un texto de presentación de Nomad;
 una copia de INFO 5 sobre el proyecto Memoria, con el fin de recordar o informar a aquellos que no habían leído el boletín sobre uno de los puntos cruciales del proyecto Babels-Nomad en el FSM ;
 Una presentación de los coordinadores de salas, redactada por ellos mismos, con el fin de presentarse y hacer conocer a los intérpretes sus tareas y funciones, ya que la mayoría de los intérpretes trabajaban por primera vez con « coordinadores de salas » .
 Una checklist para los coordinadores de salas;
 Una copia del discurso que los intérpretes debían leer al público antes de iniciar sus labores ;
 Una presentación del campamento de la Juventud, escrita por ellos mismos ;
 Un plano de la ciudad de POA, el plano del Foro estando impreso en el programa oficial ;
 "VIVIR POA", una lista de información útil sobre restaurantes, bares, Casas de cambio, servicio telefónico y vida cultural de POA con el fin de orientar a los intérpretes que no dispusieran de tiempo para dirigirse a la Oficina de Turismo .
 Un compromiso de trabajo con el fin de formalizar nuestra participación como intérpretes y aceptar el proyecto que se formuló en INFO 5 .Este compromiso debería permitir en un futuro convocar solo a los intérpretes que no hayan faltado a sus responsabilidades durante el foro. Si bien es cierto que no pudimos trabajar en las condiciones ideales (falta de instrumentos de interpretación), esto no significaba que no estuviéramos en el sitio y la hora programada para nuestra intervención. Muchos intérpretes se aprovecharon de esta situación para irse a hacer turismo durante las fechas del Foro.

El programa del Foro

Se tenía previsto repartir el día 24 junto con las bolsas, pero debido a los problemas de imprenta, el programa solo llegó el 26. El plano del Foro impreso en la ultima página, no había razón para realizar una copia para la Carpeta, que hubiese sido inútil además de ir en contra de la preservación del medio ambiente y la reducción de deshechos.

Conclusiones

Desafortunadamente la mayoría de los voluntarios no leyeron la información que se distribuyó.Muchos vinieron a decir que no sabía que existieran los coordinadores de salas, otros nunca se enteraron de las reuniones previstas al final de la tarde ni de los ejercicios programados por las fonoaudiólogas.

Muchos intérpretes no estaban en la reunión general del Sector H, que se desplazó a ultima hora al sector I por razones técnicas(problemas con los cables, micrófono, sonido, etc).Estos intérpretes se quedaron sin la información sobre el alojamiento y los problemas que tuvimos que afrontar, la información sobre el reembolso y los certificados de participación, etc.

Certificados

Este es otro punto para revisar, ya que un porcentage considerable de intérpretes que lo reclamaron y recibieron, nunca trabajaron, otros que no pudieron ser evaluados en su desempeño por sus compañeros, y otros que se fueron sin reclamarlo.

Fondo de Solidaridad

Bettina y Monica pensaron en crear un fondo de solidaridad para hacer frente a pequeñas eventualidades de caja menor que se presentan siempre en los Foros, así como el reembolso de gastos excepcionales como las tarifas e impuestos aeroportuarios que el presupuesto general del foro no podía cubrir.

En el foro de Babels se solicitó a los intérpretes voluntarios traer objetos típicos de sus países para ser vendidos en el bazar, al público, en el 5 piso. Esta iniciativa tuvo un cierto éxito, algunos de los objetos ofrecidos fueron de gran calidad.

Camisetas naranja, de varias tallas, con el logo de Babels se mandaron a hacer, se vendieron y su beneficio fue destinado al Fondo de Solidaridad. Estas camisetas se vendieron muy bien y para un próximo Foro de este tamaño hay que realizar un número mayor.

Para un próximo Foro de esta dimensión hay que prever una Secretaría–Recepción con voluntarios que conozcan este trabajo, y establecer una permanencia (teniendo en cuenta que se trata del trabajo con voluntarios que tienen distinto nivel de compromiso).Las personas a cargo del reembolso , por ejemplo, no siempre estuvieron en su lugar de trabajo, o se ausentaban sin avisar. O los reembolsos se realizaron en horarios en que los intérpretes estaban trabajando, lo cual les dificultaba su reclamo.Pero en ocasiones los intérpretes no presentaban los originales requeridos o lo hicieron a última hora lo cual también dificultó la labor que tampoco dependía directamente de Babels.