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Portada del sitio > Event-related > World Social Forum > World Social Forum 2005 > Debriefing reports Grupo de trabajo ’Comunicación’FSM 2005 Reportes de debriefing
(Fecha: 7 de marzo de 2005)
Informe preparado por el grupo de trabajo de comunicación Grupo de trabajo ‘Comunicación’ (GTCom) Miembros del grupo de trabajo: Bettina (Porto Alegre), Germán (Berlín), Laurent (París), Luciana (Montevideo), Yan (París), y otros ‘coordinadores’ voluntarios. Informe de: Yan, con contribuciones de otros ‘coordinadores’ 1. La idea de un GTCom: comentarios preliminaresEl trabajo en el FSM-2005 empezó alrededor de mayo de 2004. En ese momento, no había ningún GTCom: todos contribuyeron con información en el foro de Babels, no había ningún grupo independiente para el trabajo de comunicación. Cualquier persona podía participar en el proceso de toma de decisiones (propuesta de idioma, propuesta de presupuesto, etc.) durante esa fase inicial de preparación del FSM a través del foro de Babels y toda la información estaba disponible en el foro. Sólo en los meses siguientes surgió la idea de otro GTCom, principalmente después de las reuniones de noviembre en Porto Alegre. Durante tales reuniones, se acordó que un grupo de trabajo se encargaría de verificar que los demás grupos de trabajo mantuvieran a todos los voluntarios informados sobre lo que estaba sucediendo. En otras palabras, el GTCom pediría a los grupos de selección, viaje, alojamiento, bienvenida y planificación que colocaran información en el sitio web de Babels y que la transmitieran a los voluntarios. Pensamos que se necesitaba otro GTCom para evitar los problemas usuales:
Antes de que se creara un GTCom separado, se habían colocado los siguientes informes y discusiones en el foro: 15 de abril: Propuesta de Babels + informes sobre la reunión CI
IMPORTANTE: Este informe sobre la "Comunicación" tratará de explicar SÓLO lo que se hizo DESPUÉS DE mediados de noviembre. Cualquier error relacionado con lo que se hizo o no se hizo antes de mediados de noviembre se podrá abordar en otro informe. Antes de mediados de noviembre, no había ningún GTCom separado ni una metodología de ‘Comunicación’ clara.
2. Cómo trabajó el GTComTareas del GTCom El 27 de noviembre, se envió un correo electrónico a los voluntarios que habían manifestado su interés en formar parte de un grupo de trabajo de Comunicación. El correo electrónico trató de aclarar la situación con respecto a la comunicación de Babels en el FSM. Las únicas maneras de transmitir información a los voluntarios de Babels era a través de: envío masivo de correos electrónicos (usando phplist, también conocida como la ‘base de datos’ de babels, ‘wsf-fsm 2005’ o ‘esf london’, etc.)
Pensamos que podríamos enviar menos información por correo electrónico y colocar más información en el sitio web. Por correo electrónico sólo enviaríamos los enlaces a, y resúmenes de, las versiones completas de los Informes o boletines INFO en el sitio web. La experiencia mostró que nadie leía la información enviada por correo electrónico en 4 idiomas. Sin embargo, creíamos que era importante que los voluntarios recibieran alguna información por correo electrónico que les avisara que la información ESTABA disponible, que había elementos importantes que debían tener en cuenta, que había información nueva en el sitio web y que podían abrir una discusión mediante el foro de Babels. Tratamos ser lo más transparentes posible, al informar, prevenir, abordar temas importantes por correo electrónico y en el sitio web con una previsión considerable antes de que comenzara el FSM. También tratamos de ofrecer un trato amable por el correo electrónico, evitamos enviar mensajes muy extensos o muy frecuentes. Nuestra tarea no era definir el proceso de organización (es decir, nosotros no estábamos decidiendo cómo iba a ser ese proceso): nuestra tarea era explicar las decisiones del grupo de voluntarios que estaban ‘coordinando’ la organización de Babels en el FSM. Hicimos una distinción entre los ‘Informes’ y los ‘boletines INFO’. Los boletines INFO se enviaron por correo electrónico a todos los que estaban inscritos en la lista ‘wsf-fsm 2005’ en la base de datos (más de 2.500 personas), no solo los que fueron seleccionados’. Los Informes se colocaron en el sitio web como referencia. Informes Los informes fueron informes individuales con información, sencilla o compleja, en una fecha determinada. Sólo se tradujeron algunos. Información sencilla: el número de intérpretes seleccionados y confirmados en octubre, noviembre, etc., por ejemplo:
Información compleja: El resultado de las discusiones en las reuniones oficiales, como las reuniones de noviembre del CI o las reuniones con el "Programa del Grupo de Trabajo” del Comité Brasileño de Organización a fines de diciembre y principios de enero, por ejemplo:
Boletines INFO Los boletines INFO se prepararon para dar una mejor idea de lo que sería el FSM-2005. Las primeras series de los boletines INFO estaban relacionadas con la "nueva metodología" adoptada por el mismo FSM: Los espacios temáticos, la memoria, el territorio del FSM, Nomad. Las segundas series de los boletines INFO abordaron la "nueva metodología" adoptada por Babels para el FSM-2005: el presupuesto de solidaridad, con/sin experiencia, BaBOO (planificación de cabinas). Todos los boletines INFO estarían en 4 idiomas (EN, ES, FR, PT). Miembros del GTCom El GTCom estaba compuesto por ‘coordinadores’ con y sin experiencia de América Latina y de Europa. Nos esforzamos en hacer que este grupo sea representativo de Babels en su totalidad: había latinoamericanos y europeos, intérpretes profesionales y sin experiencia, personas que habían estado con Babels durante mucho tiempo y otros que eran nuevos en Babels. Finalmente, el GTCom pudo redactar los informes y los boletines INFO en los cuatro idiomas (EN, ES, FR, PT). 3. Los logros del GTComEn diciembre, el GTCom redactó una lista temporal de los informes y de los boletines INFO que se debían enviar a todos los voluntarios. Al final, se enviaron y publicaron en el sitio web los siguientes Informes y boletines INFO: 4 de diciembre: Descripción del proceso de selección
Contrariamente a lo que sucedió en los foros anteriores, los voluntarios de Babels para el FSM-2005 recibieron mucha información en la que se explicaba lo que se estaba haciendo, cómo, por qué y por quién. Por varias razones, en los foros anteriores, los voluntarios de Babels no pudieron participar tan activamente en la organización del evento (el foro de discusión en realidad nunca se usó) y no recibieron informes detallados sobre lo que sucedió (el sitio web en realidad tampoco se usó). Estas mejoras fueron posibles porque:
4. ProblemasEl único problema y el más importante es la mayor ironía de todo: poner la información en la web o enviar información por correo electrónico no significa que las personas lo leerán. Es más: mientras más información se pone en la web, menos personas la leen. La mayoría de las preguntas y quejas se deben a la lectura (de existir) inadecuada de la información disponible en el sitio web de Babels. Muchos voluntarios en realidad jamás leían los correos electrónicos que se les enviaban, a pesar de que se les pedía que por favor leyeran los mensajes atentamente. La falta de organización y transparencia en el FSM en general dificultó proveer información pertinente a los voluntarios: los coordinadores de Babels tuvieron que batallar con el Comité Brasileño de Organización durante semanas para llegar a un acuerdo sobre el presupuesto, lo cual repercutió directamente en el número de voluntarios. En un momento, el CO había acordado la existencia de 22 salas con interpretación (reducido de 50). Sin embargo, unas semanas después, el mismo CO decidió tener 40 salas. Esto explica por qué las cifras variaban en los diferentes informes. Cada informe indicaba la última cifra oficial. Lo mismo ocurrió con los pasajes. Por último, muchos voluntarios de Babels también tuvieron la culpa de los errores en los informes, ya que sólo la mitad de las personas que habían confirmado su disponibilidad por correo electrónico para el FSM estaban en realidad disponibles. En consecuencia, se tuvieron que revisar y actualizar continuamente muchos informes que detallaban el número de voluntarios ‘confirmados’. Véase el informe sobre Viaje y Selección para más detalles. Había muy pocos voluntarios a cargo de las numerosas direcciones de correo electrónico regionales para el FSM (fsm-colombia, fsm-peru, fsm-usa, fsm-africa, etc.). Estas direcciones de correo electrónico empezaron a recibir demasiados correos spam y nadie tenía tiempo o ganas de responder los correos de manera sistemática. Es probable que haya resultado confuso para muchas personas que no habían sido seleccionadas para continuar recibiendo los boletines INFO mediante la base de datos. Los que se inscribieron en la base de datos y los que se inscribieron en las listas de correo no entendieron que recibirían información enviada a estas listas. Es probable que muchos no sepan la diferencia entre una lista de correos y una lista de ‘selección’. Sin embargo, como el proceso de selección no terminó sino hasta fines de enero, nadie podía retirarlos de la lista a la que se habían inscrito voluntariamente. Además, el hecho de que uno no sea seleccionado no quiere decir que uno no quiera mantenerse informado: los coordinadores no podían retirar a los voluntarios no seleccionados de esta lista. Los voluntarios seleccionados por los coordinadores de Babels también recibieron los boletines INFO, así como información adicional personal y concreta relacionada con su participación en el foro. En el futuro, se hará más explicita estas diferencias. Muchas coordinaciones locales activas en América Latina nunca ponían en la web la información sobre lo que estaban haciendo: todo lo que hicieron fue "invisible" para los demás voluntarios de Babels en todo el mundo. Esto a veces aisló ciertas coordinaciones y no ayudó a crear una comunidad virtual de Babels voluntarios antes del evento. Se creó una sección de programas en el sitio web pero las coordinaciones locales casi nunca ponían información en el sitio web cuando estaban organizando una actividad. En general, el GTCom se encargó de preparar los Informes y los boletines INFO, pero no los mensajes personales que se enviaban a los voluntarios por correo electrónico durante las diversas etapas de selección y confirmación (para mayor detalle sobre estas etapas, véase el Informe sobre el proceso de selección). Es probable que haya sido un error estratégico, ya que muchas veces muchos mensajes que se habían redactado antes de la creación del GTCom eran confusos, la redacción en inglés no era buena, etc. y como estos mensajes sirvieron de plantillas para varios grupos de trabajo (selección, viaje, alojamiento, etc.), se siguieron enviando a los nuevos voluntarios, a pesar de ser confusos. Esto puede ayudar a entender por qué la tasa de confirmación era tan lenta: solo dos personas que dijeron que estaban ‘disponibles’ realmente estaban disponibles. Nunca pudimos enviar una INFO sobre los "coordinadores de sala" porque el grupo de trabajo a cargo de organizarlo en POA no comunicó la metodología que se iba a adoptar. El GTCom no pudo crear esta metodología en el último momento (el GTCom no era responsable de crear algo, estaba allí para explicar las cosas, ver observaciones preliminares.) 5. Conclusión temporalIrónicamente, este es el primer Foro para Babels en el que tanta información está disponible para todos los voluntarios. Sin embargo, a pesar de las constantes solicitudes hechas a los voluntarios para que leyeran los boletines INFO y los informes en línea, muchos no lo hicieron. En consecuencia, muchas personas todavía no entienden que Babels no es una ONG, que no tiene ninguna estructura formal ni presupuesto propio, que la elección de las cabinas por idiomas para el FSM-2005 no necesariamente correspondió a las ‘necesidades’ inmediatas de una conferencia (véase la INFO 5: Memoria), etc. Desde luego, todavía hay mucho por mejorar en cuanto a la "Comunicación", como se ha dicho anteriormente, pero esto requiere la participación de todos. En un proyecto colaborativo como Babels y los Foros Sociales, la "Comunicación" es otra palabra para "encontrar una manera de interactuar con otros a fin de realizar un determinado proyecto". Encontrar una manera de interactuar puede incluir las herramientas (foro, sitio web, listas de direcciones, wiki), o reuniones (por medio electrónico: chat o reuniones en vivo), pero no hay ninguna solución ideal ni herramienta mágica. Los voluntarios de Babels no son burócratas políticos de tiempo completo que pueden decidir lo qué el resto de los voluntarios hará durante un foro: Babels es una red virtual de voluntarios de todo el mundo en la que todos tienen una opinión sobre lo que debe o podría hacerse en un proyecto. Babels no es un proveedor de servicios que busca mano de obra barata (capacitada); es un proyecto colaborativo que contribuye al proceso político de los Foros Sociales. En resumen: mantenerse y mantener a los otros informados es el primer paso necesario que cualquiera que desee participar en un proyecto colaborativo como Babels, debe tomar. Esto se aplica indistintamente a los intérpretes, traductores, voluntarios no profesionales y ‘coordinadores’. Uno no se puede quejar de no estar informado si uno no lee la información disponible. Por primera vez en la historia de Babels, había un GTCom independiente para tratar de mantener a todos informados sobre lo que era importante saber en cuanto al proyecto. El GTCom trató de mantener un flujo de información constante y controlado: no demasiado, no muy frecuente y siempre en un idioma comprensible. Pero el GTCom no era un equipo de propaganda que iba a dar de comer titulares políticos a los voluntarios: no queríamos reducir la información y enviar mini mensajes por correo electrónico con noticias triviales, sino enviar información que mostrara cómo se estaba desarrollando el proceso experimental del FSM-2005 y a la vez exhortar a todos los voluntarios para que expresaran su opinión a través del foro en línea. |
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