Le but de ce processus n’est pas seulement de préparer les conditions matérielles de cette rencontre, mais de construire son contenu et sa forme. Le but est d’arriver aux rencontres de mai 2006 pour discuter de projets qui ont été déjà pré-discutés durant les mois précédents par courrier électronique, au moyen des Forums, Wikis, téléphonie par IP ou tout autre moyen de communication électronique. Ceci permettra que les rencontres physiques soient l’occasion de décisions, et non simplement un lieu de rencontre pour des personnes qui ne se connaissent pas et sont liées ensemble de manière distante autour de projets variés.
Chacune des étapes dépendra de la participation active de volontaires qui trouvent un intérêt à aider le processus de construction de la rencontre. Le programme des différents événements sera le résultat naturel du travail qui prendra place durant les mois précédents les rencontres. Ce projet est un effort continu d’une année qui se matérialisera au travers d’un processus détaillé et documenté, et non une réunion sociale de deux jours couteuses et qui n’aurait ni passé ni avenir.
Sélection des participants
Etape1 : processus de consultation des coordinations ou ex-coordinations locales et de projets
— Durée : 5 mois
— Période : Mai – Octobre
— But : Identifier les personnes actives qui souhaitent participer à la rencontre de mai.
— Processus : large campagne d’information électronique et réunions (physiques) locales afin de pouvoir déterminer quelles personnes sont les plus intéressées. Cette campagne est animée par les personnes actives existantes. Les personnes actives devront faire particulièrement attention pour inclure des nouveaux participants potentiels très tôt dans le processus afin de pouvoir avoir un mélange sain de ‘vieux’, ‘récents’ et ‘nouveaux/probables’ actifs.
Etape 2 : Enregistrement et processus de sélection
— Durée : 3 mois
— Période : Novembre – Janvier
— But : identifier les personnes actives qui participeront réellement aux rencontres de mai
— Processus : en novembre il y aura une évaluation totale des personnes intéressées dans les rencontres de mai. Si le nombre des participants excèdent les moyens dont nous disposerons pour cette rencontre, un processus d’auto-sélection sera proposé à tous les participants potentiels. Origine géographique, expérience précédente, expertise maitrisée, moyens financiers ainsi que d’autres critères publics seront examinés par un groupe de travail. Ce groupe proposera un protocole à partir des critères choisis afin de faciliter un processus de sélection auto-régulé afin de permettre aux différents groupes de pouvoir choisir les personnes. Ce protocole pourra inclure des données comme des quotas géographiques, des quotas basés sur les moyens financiers potentiels, etc. Ce groupe de travail mettra à disposition les données pertinentes sur lesquelles le protocole sera basée afin que tout le monde puisse en prendre connaissance et les discuter.
Etape 3 : Voyage, hébergement, partage des informations sur les participants
— Durée : 4 mois
— Période : Février – Mai
— But : Organiser les moyens concrets des rencontres et construire un « annuaire » complet des participants avant la date des rencontres physiques.
— Processus : Le groupe de personnes en charge de l’organisation logistique proposera en février un protocole d’organisation des voyages et hébergements. Ces conditions d’organisation pourront comprendre pré-payés, remboursements, dates, visas, hébergement solidaire etc. L’organisation des voyages et de l’hébergement fonctionnera simultanément avec l’inscription des participants et la création d’un annuaire électronique permettant à tous les participants de partager leurs informations de contact avant les rencontres. Le partage d’information permettra de s’assurer que tous les participants auront connaissance de l’identité et des projets des autres participants.
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