El objetivo del procedimiento no es sólo preparar la logística del encuentro, sino de determinar su forma y contenido. El objetivo es el de llegar a las reuniones de mayo de 2006 preparados para discutir proyectos que ya hayan sido ampliamente discutidos en los meses previos por correo electrónico, forums de discusión, wikis, VoIP, o cualquier otro medio electrónico. Esto asegurará que los encuentros físicos sean lugares para la toma de decisiones, y no simplemente un lugar de encuentro para personas absolutamente desconocidas apenas conectadas a diferentes proyectos.
Cada etapa depende de la activa participación de voluntarios interesados en dar una mano en el proceso de construcción del encuentro. El programa de eventos será el resultado natural del trabajo que se haya realizado en los meses previos. Este proyecto es un esfuerzo de un año de duración que culminará en un procedimiento bien documentado, y no en un costoso encuentro apresurado, excepcional, de dos días, sin un pasado ni un futuro.
Selección de participantes
Etapa 1: proceso de consulta con (ex)coordinaciones locales y de proyectos
— Duración: 5 meses
— Período: mayo – octubre
— Objetivo: Identificar a los organizadores interesados en participar en el encuentro de mayo
— Procedimiento: Amplia campaña de información a través de la red y del correo electrónico, y reuniones (físicas) locales para determinar quienes están más interesados en participar. Esta campaña estará encabezada por organizadores anteriores. Los organizadores existentes deben tener especial cuidado en incluir nuevos participantes potenciales al comienzo del proceso, de tal manera que se logre una amalgama saludable entre los organizadores “viejos”, los “recientes” y los “nuevos/futuros”.
Etapa 2: Proceso de registro y selección
— Duración: 3 meses
— Período: noviembre – enero
— Objetivo: Identificar a los organizados que efectivamente concurrirán al encuentro de mayo.
— Procedimiento: En noviembre, habrá una evaluación inicial del número total de personas interesadas en participar del encuentro de mayo. Si el número de participantes excede los medios disponibles para el encuentro, se propondrá un procedimiento de auto-selección para todos los participantes. Un grupo de organizadores completamente abocados al trabajo estudiará la ubicación geográfica, la experiencia previa, competencia, medios financieros y otros criterios. Este grupo de trabajo propondrá un protocolo basado en estos criterios para facilitar el mecanismo de selección auto-reglamentado que permitirá a los grupos locales realizar la elección de los participantes que consideren que deben ser los primeros en asistir al encuentro. El protocolo puede incluir puntos tales como: cupos geográficos, cupos con relación a los medios, etc. El grupo de trabajo pondrá a disposición de todos los datos relevantes sobre los cuales se basa el protocolo a fin de que sean vistos y discutidos.
Etapa 3: Se organiza el viaje y el alojamiento, y se comparte la información sobre los participantes
— Duración: 4 meses
— Período: febrero . mayo
— Objetivo: Organizar la logística del encuentro, y elaborar una “agenda telefónica” exhaustiva de los participantes previa al encuentro
— Procedimiento: El grupo de los organizadores del encuentro a cargo de la logística dictará en febrero como última fecha, un protocolo claro sobre los preparativos de viaje y alojamiento. Estos preparativos pueden incluir puntos tales como: billetes pre-pagos, reembolsos, fechas, visas, alojamientos solidarios, etc. La organización de los viajes y el alojamiento se realizará paralelamente a la inscripción de los participantes en una “agenda” virtual que permita a todos los participantes compartir sus datos personales con los otros participantes con anterioridad al encuentro. Este compartir de la información asegura que todos los participantes tengan un conocimiento previo de la identidad y los proyectos de los demás participantes.
(Traducción: Cristina Zuppa – Patagonia – Argentina)
| Espacio privado
