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 Accueil > Event-related > World Social Forum > World Social Forum 2005 > Debriefing reports

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Groupe Accueil

FSM-2005 Rapports de debriefing
(Date: 7 mars 2005)

Rapport rédigé par Monica et Jean-Christian

Au mois de novembre on a noté qu’il fallait créer un groupe de travail qui serait responsable de l’Accueil de plus de 500 interprètes, à quoi il fallait ajouter les 150 coordinateurs de salles et autres volontaires Babels.

Le groupe Accueil s’est constitué autour de Jean-Christian (Congo), interprète volontaire résidant à POA, Monica (Colombie) et d’une vingtaine de volontaires de POA, menés par deux jeunes volontaires, Lizie et Isabella, du Camp des jeunes, avec la collaboration d’Eliza, ortophoniste qui s’était portée volontaire pour s’occuper du "secrétariat" de Babels au 5eme étage.

A ce groupe initial s’est ajouté Daniela, qui, par sa présence continue et son soutien, a su venir en aide à de nombreux volontaires tout au long du Forum.

Le groupe était chargé d’accueillir non seulement plus de 500 interprètes parlant plus de 16 langues et provenant d’un grand nombre de pays et de cultures très diverses, beaucoup se rendant pour la première fois en Amérique Latine et comme volontaires pour le Forum, certains d’entre eux ayant parfois voyagé plus de 48 heures. Mais le groupe était également chargé de préparer l’arrivée de plus de 150 volontaires, coordinateurs de salles la plupart, habitant à POA.

Le groupe a identifié les suivants besoins :
- accueil des interprètes soit à la Gare routière (Rodoviaria), soit à l’aéroport, du 24 au 26 janvier.

Les interprètes arrivant avant ces dates devaient se débrouiller par eux-mêmes, Babels ne s’était engagé que du 24 au 31 au soir inclus.

Démarche adoptée pour l’accueil des volontaires

Organisation de groupes de jeunes en trois tours (matin, après-midi et soir). Ces volontaires accueillaient les nouveaux arrivants et les aidaient à prendre des taxis soit pour le Gasômetro (ceux qui logeaient dans des hôtels en dehors de la ville) soit pour rejoindre leur logement en ville.

Inconvénients de cette démarche

Difficultés pour chercher ceux qui arrivaient après minuit ou ceux arrivaient à la Rodoviaria à partir de 4 heures du matin.
Autre inconvénient : le niveau de responsabilité et d’engagement des volontaires n’était parfois pas satisfaisant. Par ailleurs, nous n’avons pas réalisé à quel point une absence de dernière minute provoquait un effet domino, de même, nous n’avons pas prévu de téléphone portable pour les volontaires à l’aéroport ce qui rendait difficile la communication.

Certains volontaires ont dirigé les interprètes vers le Gasômetro au lieu de les envoyer directement à leur hôtel. Seuls les interprètes venant de la Rodoviaria, ainsi que ceux qui logeaient à plusieurs kilomètres du Gasômetro et devaient prendre un transport spécialement prévu devaient se rendre directement au 5 étage. Ce cafouillage a été provoqué par le manque d’assiduité aux réunions d’information de certains volontaires en charge de l’accueil, manque d’assiduité imputable aux problèmes de disponibilité des volontaires (tout le monde n’était pas en mesure de se libérer à n’importe quel moment).

Liste avec le logement de chaque interprète

Une copie de la liste de logement avec l’adresse du logement de chaque interprète était à la réception du 5ème étage, une autre copie était avec Lizie et Isabella à l’aéroport afin de guider les gens.

De nombreux problèmes ont été provoqués par des changements de dernière minute par certains coordinateurs mécontents du logement où avaient été affectés leurs concitoyens.

Dossier remis aux interprètes

D’après l’expérience des autres forums, chaque interprète devait reçevoir certaines informations. C’est ainsi que nous avons procédé à l’élaboration d’un "dossier" en trois langues (espagnol, anglais et portugais), dans un sac officiel du Forum, comportant :

- Un T-shirt bleu du FSM (nous en avons reçu 300 sur les 700 demandés et en deux tailles uniquement, petits pour les filles et grande taille pour les hommes). Comme une priorité était de pouvoir identifier des coordinateurs de salles, ce sont les premiers à avoir reçu ces T-shirts. Les T-shirts restants ont été distribués au hasard dans les sacs des interprètes. Par conséquent, tout le monde n’a pas eu de T-shirt.
- Un magazine sur POA.
- Un dépliant sur POA.
- Une enveloppe avec les tickets restaurant et les fiches de transport. Quelques volontaires à POA ont préparé près de 700 enveloppes en quelques jours à peine.

L’organisation du Forum avait prévu au mois de novembre de fournir un seul ticket restaurant par jour. Mais les volontaires Babels à POA ont réussi à obtenir deux tickets par jour, permettant ainsi aux volontaires d’utiliser ces tickets pour le dîner. Ceci était une avancée, par rapport aux forums de Mumbai, Paris ou Quito.

Comme la remise de cette enveloppe était une affaire délicate, puisqu’il s’agissait d’espèces, et de respecter les règles comptables du Forum, nous avons dû respecter une démarche administrative dans la création de ces enveloppes.

- Un dossier avec les informations suivantes, dossier préparé avec l’aide de deux volontaires graphistes, Julia et Vinicio, afin d’améliorer la présentation et favoriser la lecture :
- le programme général Babels du 24 au 31 janvier ;
- un texte de présentation de Babels (cette nouvelle version est maintenant sur le site) ;
- un texte de présentation de Nomad ;
- une copie de INFO 5 sur le projet Mémoire, afin de rappeler ou informer à ceux qui n’avaient pas lu ce bulletin d’un des points cruciaux du projet Babels-Nomad au FSM ;
- Une présentation des coordinateurs de salles, rédigée par eux-mêmes, afin de se présenter et faire connaître aux interprètes leurs tâches et fonctions, sachant que la plupart des interprètes allaient travailler pour la première fois avec des "coordinateurs de salle".
- Une checklist pour les coordinateurs de salles ;
- Une copie du discours que les interprètes allaient pouvoir lire au public avant le début des ateliers ;
- Une présentation du Camp des jeunes rédigée par les gens du Camp eux-mêmes ;
- Un plan de la ville de POA, le plan du Forum étant imprimé sur le programme officiel ;
- "VIVRE POA", une liste de renseignements utiles sur les restaurants, bars, Bureaux de Change, Service téléphonique et vie culturelle afin de guider les interprètes qui n’auraient pas le temps de s’adresser à l’Office de Tourisme.
- Une déclaration sur l’honneur afin de formaliser notre participation comme interprètes et donner notre accord au projet tel qu’il était formulé dans INFO 5. Ce document nous permettrait à l’avenir ne plus faire appel aux interprètes qui auraient manqué à leurs responsabilités pendant le Forum. Bien que nous n’avons pas pu travailler dans de bonnes conditions (manque de matériel d’interprétation), il n’en demeure pas moins que nous étions tous tenus d’être présents au début de chaque séminaire/atelier. Mais de nombreux interprètes ont profité de la situation pour faire du tourisme pendant le forum.

Le programme du forum

Nous avions prévu de distribuer le programme avec les sacs à partir du 24, mais il y a eu des problèmes d’impression et le programme n’est pas arrivé à temps pour pouvoir l’inclure dans les sacs. Le plan du Forum se trouvant sur les dernières pages du programme, nous n’avions pas prévu d’en faire une copie supplémentaire, afin d’éviter de multiplier les papiers inutiles, dans un souci de préservation de l’environnement et de réduction des déchets.

Conclusions

Malheureusement, la plupart des volontaires n’ont pas lu le dossier qui leur a été distribué : beaucoup sont venus dire qu’ils n’étaient pas au courant de l’existence des coordinateurs de salles, ou des réunions prévues en fin d’après-midi, ainsi que des exercices programmés par les orthophonistes.

Un autre problème était dû au fait que certains interprètes n’ont pas pu se rendre à la grande réunion du secteur H, qui fut déplacée vers le I sans préavis, à cause de problèmes avec l’équipement technique (son, micro, fils électriques, etc.) Ces interprètes ont raté les informations sur le logement et les problèmes auxquels nous allions devoir faire face, ainsi que des informations sur les remboursements, les certificats de participation, etc.

Certificats

Il faudra revoir ce point également, puisque un pourcentage important d’interprètes l`ayant réclamé et reçu, n’ont parfois pas travaillé, d’autres, encore, n’ont pas pu être évalués par leurs pairs, d’autres, enfin, sont partis sans réclamer leur certificat.

Fonds de Solidarité

Bettina et Monica avaient pensé à créer un Fonds de Solidarité pour faire face aux petits ennuis budgétaires qui se présentent toujours au cours des Forums, comme le remboursement de certains frais exceptionnels, comme les taxes d’aéroport que le budget général du Forum ne pouvait pas prendre en charge.
Sur le forum de Babels nous avons demandé aux interprètes volontaires d’apporter des petits souvenirs de leurs pays afin de les vendre au public au 5eme étage du Gasômetro. Cette initiative a eu un succès certain, certains des objets offerts à la vente étant de grande qualité.
Des T-Shirts orange, de plusieurs tailles, avec le logo Babels, ont été commandés, pour que les bénéfices de leur vente puisse alimenter le Fonds de Solidarité. Ces T-shirts ce sont très bien vendus. Il faudra prévoir d’en faire un nombre plus grand au prochain FSM. 

Pour un futur Forum de cette taille, il faudra prévoir une réception-secrétariat, avec des volontaires qui connaissent ce travail, et établir une permanence (en prenant en compte le fait qu’il s’agit de travailler avec des volontaires qui ont différents niveaux d’engagement). Les personnes en charge des remboursements, par exemple, n’étaient pas toujours à leur poste, et partaient parfois sans prévenir quiconque. Ou encore, les remboursements s’effectuaient pendant les heures de travail des interprètes, ce qui rendait les choses difficiles pour ceux qui étaient en cabine. Il faut également rappeler que certains interprètes ont attendu jusqu’à la dernière minute pour fournir les documents nécessaires pour obtenir leur remboursement, ce qui ne rendait pas la chose aisée.Babels n’a pas ses propres fonds,et il faut gérer avec cette réalité.

 
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