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Planificação de cabines

WSF05 Relatório final sobre reunião de avaliação
(Data: 8 de Março de 2005)

Após as reuniões de novembro, estabeleceu-se um grupo de trabalho de planificação inicial: Bruno, Erica, Germán, Luciana e Yan.
O grupo de trabalho de planificação final que executou de fato a tarefa em POA: Germán, Yan, e diversos voluntários Babels presentes em POA: Alice, Grégoire, Joséphine, Meryem, Pedro, Marcelo, Susana, Freddy, Henrique, Eugenia, Luis Gustavo, Julie B, e alguns outros.
Criadores do software BaBOO: Jean-Michel e Patrick
Um relatório separado será feito para o BaBOO.
O presente relatório foi feito por Germán e Yan.

I. Plano inicial

Para maiores detalhes, vide INFO 7 ’Planificação de cabines/ Baboo’. O plano inicial foi encaminhado a todos os voluntários por email.

O grupo de trabalho de planificação defenderam o uso e a criação do BaBOO, apesar de suas atuais limitações, de forma a viabilizar um gerenciamento do processo de planificação das cabines mais descentralizado. Em vez de ter duas ou três pessoas incumbidas da planificação, desenvolveu-se o BaBOO visando a possibilidade de contar com um grupo descentralizado com voluntários treinados para organizar a planificação das cabines.

O grupo de trabalho de planificação considerava a idéia de um grupo de voluntários auto-organizado mais condizente com a filosofia da rede Babels, que promove a horizontalidade e o compartilhamento de responsabilidades, contrário ao estilo comercial, a abordagem de cima para baixo.

II. Processo final de planificação

Em termos práticos, quando começamos a trabalhar com o programa e a lista final de intérpretes voluntários confirmados, nos ficou claro o fato de que havia uma séria defasagem de falantes nativos de EN e FR.

Como não houvera tempo o bastante para que os dois criadores do BaBOO pudessem desenvolver uma ferramenta chave que distribuiria todos os intérpretes nas cabines de maneira semi-automática, começamos a alocá-los manual e tardiamente em relação ao processo.

Germán e Yan decidiram ocupar-se primeiro das cabines mais problemáticas: EN (Germán) e FR (Yan), visto que era necessário centralizar a planificação de cada uma dessas cabines, considerado o número de dificuldades a levar em conta.

Fomos obrigados a abrir mão de diversas inovações ou aumentar a carga horária de alguns intérpretes.
- não nos foi possível considerar as preferências dos intérpretes em relação às Áreas Temáticas de seu interesse;
- não nos possível garantir que os pares durante o fórum fossem compostos como havia-se definido na INFO 7;
- fomos obrigados a aumentar a carga horária de intérpretes nas cabines de EN e FR, principalmente a dos intérpretes profissionais ou experientes.

As regras observadas para a planificação das cabines foram as seguintes:
- nenhuma cabine teria menos de 2 intérpretes;
- todos os intérpretes inexperientes ficariam com no mínimo um experiente;
- ninguém seria escalado para mais de 3 sessões por dia;
- a escala teria de levar em consideração a realidade geográfica do Território do FSM: era impossível para alguém interpretar na sessão 2 na Área A (norte) e depois ir para a Área K (sul) para a sessão 3, por exemplo.
- a combinação lingüística dos intérpretes teria de seguir as duas regras seguintes:
— Os intérpretes em uma mesma cabine teriam de ter combinações lingüísticas distintas;
— As combinações lingüísticas em cada cabine teriam de levar em consideração as outras cabines da mesma sala, de forma a possibilitar o relay entre as cabines.
- os intérpretes escalados para uma única ou nenhuma sessão por dia eram escalados para uma sessão de plantão.

As cabines de EN e FR foram feitas em três dias por Germán e Yan, ao passo que a planificação das cabines de PT e ES, para quais não havia defasagem de intérpretes experientes, foi executada por voluntários. Os voluntários receberam uma lista contendo as regras acima descritas.

A planificação de todas as outras cabines já havia sido concluída durante as semanas anteriores (AR, DE, GN, HE, HI, ID, IT, KA, KO, QU, RU, WO). Durante a alocação dos intérpretes para essas cabines, decidimos pôr todos os intérpretes na mesma cabine, de modo que pudessem escolher por si mesmos a melhor maneira de organizar seu trabalho durante o fórum. Por exemplo, se houvesse 4 pessoas disponíveis para uma cabine de IT, escalamos todas as 4 na mesma cabine para cada sessão. Os intérpretes podiam, assim, decidir, entre si, quem trabalharia e quem descansaria durante cada sessão escalada.

A planificação das cabines de LIBRAS foi organizada pelos voluntários de LIBRAS.

III. Problemas estratégicos da planificação

A indisponibilidade do equipamento Nomad durante a maior parte do Fórum pôs toda a cuidadosa planificação, feita durante os dias que precederam o evento, literalmente a perder. Como normalmente o relay não estava disponível, muitos intérpretes se viram incapazes de trabalhar.
IMPORTANTE: Os comentários seguintes concentram-se nos problemas com a planificação, desconsiderando a realidade técnica presenciada durante o fórum.

- não havia nenhuma menção clara do programa de eventos do FSM no tocante a quem eram os palestrantes esperados ou em que idiomas estes se expressariam. Todas as informações disponíveis foram usadas na atribuição de idiomas às cabines durante a planificação inicial, porém sempre que não havia informações disponíveis, predominava a adivinhação. Para saber mais, vide "Reuniões em São Paulo com o Comitê Organizador Brasileiro ". É imprescindível haver um processo claro em relação aos idiomas necessários durante o evento presente na base de dados do programa usado para fóruns futuros. Sugerimos que o secretariado do FSM não aceite pedido de interpretação em um evento, quando as organizações envolvidas não especificarem os idiomas necessários. É mais fácil exigir essas informações das organizações quando elas se registram para um espaço no fórum – pode ser feito de maneira bastante simples por meio da inclusão de um campo obrigatório no formulário de inscrição.

- as informações da base de dados Babels sobre as combinações lingüísticas de cada intérprete estão na maioria das vezes incorretas. Isto foi extremamente prejudicial, considerando que pessoas foram por vezes alocadas em cabines nas quais não poderiam estar trabalhando. No futuro, uma apresentação mais clara sobre como a base de dados funciona, e uma verificação mais rigorosa dos dados pessoais, feita pelos próprios intérpretes, bem como pelo grupo de trabalho de seleção podem evitar esses problemas.

- a lista final de intérpretes confirmados chegou bastante tardiamente, em especial se considerarmos com os acréscimos de Porto Alegre, Rio, e o nordeste do Brasil, feitos, às vezes, durante o próprio processo de planificação. Isto explica o fato de muitas pessoas não terem escala: elas não tinham sido acrescidas às listas apropriadas devido a uma seleção e processo de confirmação descontinuado.

- a planificação das cabines de EN demorou demais (Germán), fato que acabou atrasando todo o processo e tornou inviável a impressão de um primeiro lote de escalas para checá-las manualmente em busca de inconsistências mais graves.

- muitos voluntários de última hora ignoraram parcial ou completamente as regras de planificação que tinham sido dispostas. Isto se deu primordialmente pela falta de controle e explicações simples e pontuais por parte do grupo de trabalho de planificação(Yan).

- alguns dos voluntários de última hora que trabalharam com BaBOO mudaram a planificação das cabines de FR e EN sem checar que todos os dados já tinham sido inseridos na base de dados do BaBOO, alterando, assim, toda a cautelosa planificação realizada nos dois dias anteriores.

- uma vez distribuída a planificação, não havia voluntários o bastante que estivessem aptos a se ocupar da planificação. Como haveria modificações ou correções a serem feitas durante o próprio fórum, o grupo de trabalho de planificação deveria ter tentado dedicar mais tempo ao treinamento e capacitação de voluntários.

- as sessões de plantão não foram planejadas de maneira apropriada. Devido à falta de tempo, atribuímos sessões de plantão sem levar em consideração nível de habilidade nem combinação lingüística.

- a impressão das escalas demandava recursos logísticos em termos de configuração dos computadores e impressoras que não estavam disponíveis no Gasômetro. Isso aumentou consideravelmente o estresse durante os estágios finais do processo. Apesar dos repetidos avisos dos criadores do BaBOO em relação a essa questão, e apesar de um certo grau de preparo (providenciando para que houvesse no mínimo duas impressoras a laser disponíveis), a impressão das 550 escalas teve de ser terceirizada e executada em uma empresa comercial. Levou de uma a quatro horas para finalizar a impressão de uma cópia das 550 escalas.

- a programação impressa continha uma série de inconsistências devido ao programa usado para concebê-la: algumas pessoas tinham a impressão de que estariam sós nas cabines, quando não era o caso. A leitura da planificação nem sempre era simples. Como as programações foram impressas de última hora, o grupo de trabalho de planificação não pode prever o quão ininteligível as programações poderiam parecer para os intérpretes, que não tinham acompanhado todo o processo. Essa dificuldade veio à tona no dia em que as programações foram distribuídas, tarde demais para que se pudesse imprimir uma outra cópia mais clara.

- Tanto Germán quanto Yan tinham de trabalhar em cabine durante o FSM, não podendo, assim, trabalhar integralmente no escritório da Babels para corrigir as programações de intérpretes descontentes. Essa informação não foi passada na reunião de boas vindas. Talvez isso explique porque muitos intérpretes tinham a impressão de que o grupo de trabalho de planificação era irresponsável, pois, durantes o fórum, as pessoas responsáveis não estavam “no comando”, corrigindo erros etc. A maneira mais apropriada de se lidar com a questão seria ter uma equipe de planificação que se ocupasse da tarefa não somente antes como também durante o Fórum. Essa equipe nunca se materializou. Cada cabine (idioma) foi planejada por uma ou mais pessoas sem considerar as pessoas trabalhando nas outras cabines. Só muito mais tarde pensou-se na necessidade de uma equipe para solucionar a avalanche de problemas que surgiam durante o fórum. O grupo de trabalho de planificação era muito pequeno e composto pelas pessoas erradas (pessoas que não estariam presentes durante todo o fórum para cumprir essas tarefas), que, por fim, acabaram não transmitindo apropriadamente as informações necessárias para o trabalho, gerando, assim, um número restrito de pessoas indispensáveis à toda a rede. Esse foi nosso maior erro.

Planificação de cabines Para o Acampamento Intercontinental da Juventude – AIJ)

Julie S trabalhou com o grupo de trabalho de planificação do AIJ, enviando o programa final de eventos solicitando tradução quando este estava pronto – ou seja, bastante tardiamente. Os idiomas solicitados restringiam-se a EN, ES, FR e PT. Aparentemente ninguém solicitou ou insistiu em qualquer outro idioma. Acrescentar o programa do AIJ à base de dados do BaBOO nessa fase já avançada do processo provou-se impossível, e a segunda melhor solução foi desenvolvida por Patrick.

O AIJ solicitou cabines de EN e FR em excesso. Devido à escassez de intérpretes de EN e FR, o grupo de trabalho de planificação informou ao AIJ (por meio de Julie S e Simon) que se podia garantir somente uma equipe para cada língua. Simon pensou que os por volta de 300 campistas vindos de Quebec poderiam tentar preencher as cabines sempre que os intérpretes da Babels não fosse uma garantia. Isso posto, o grupo de trabalho de planificação no Gasômetro não trabalhou em conjunto com o AIJ para determinar a quais conferências solicitando cabines de EN e FR deveria ser dado prioridade: a escolha em relação a quais conferências contariam com intérpretes Babels EN e FR foi feita sem consultar o grupo de “Programa’ do AIJ.

O horário inicial das atividades do AIJ não correspondia de forma alguma ao do resto do FSM. Assim, seria impossível para um intérprete ir de um evento do FSM para outro do AIJ, pois as sessões do FSM não começam/ terminavam no mesmo horário que as do AIJ. Simon depois concordou em modificar o horário de forma a encaixá-lo ao do resto do FSM, o que tornou a planificação muito mais fácil.

Como decorrência desses problemas/ atrasos, a planificação das cabines do AIJ foi feita somente após a de todos os eventos do FSM. Muitos intérpretes/ eventos foram escalados para o AIJ até depois do início do FSM, e é bem provável que diversos eventos do AIJ não tenham tido nenhum intérprete Babels.

IV. Problemas paralelos não relacionados diretamente ao processo de planificação

- O sistema de plantão foi completamente ineficaz devido à localização geográfica do Gasômetro, e devida à ineficiência da coordenação de sala: não havia nenhuma maneira simples de contatar o Gasômetro para informar sobre a necessidade ou ausência de intérpretes (walkie-talkie? Telefone? SMS?), muito menos uma maneira prática de se intérpretes onde eles eram necessários (a pé? De táxi? De ônibus? De carrinho de golfe?).

- Depois do primeiro dia, um número de intérpretes não se apresentou para trabalhar onde tinham sido escalados. A ausência estava por toda parte. Além disso, um número considerável de intérpretes cancelou na última hora (dezenas de intérpretes do Rio, a alguns outros do resto do mundo).

- Muitos intérpretes buscavam trabalho por si sós sem esperar “ordens de cima”, ao passo que outros nem atendiam aos apelos por ajuda, mesmo quando presentes na sala de plantão.

- Muitas sessões do programa do FSM foram alteradas durante o fórum, sem que a Babels fosse informada. Muitos intérpretes compareceram para trabalhar, esperaram os palestrantes ou público aparecer... Outros intérpretes apareceram para trabalhar em salas com uma nova conferência programada, que não careciam dos mesmos idiomas, e outros não ficaram sabendo para onde a conferência tinha sido transferida. Isso foi bastante prejudicial, principalmente quando um evento era transferido do Auditório Araújo Viana, que era distante do Território do FSM, para outra sala/ espaço.

V. Conclusões temporárias

- O fato de o grupo de trabalho de planificação não saber quais idiomas seriam usados durante as conferências não invalidou a inclusão de idiomas “não-coloniais” nas conferências, escolha que já havia sido feita, mesmo que ninguém na platéia “precisasse” aparentemente ouvir tais idiomas. Para mais informações, vide INFO 5 "Memória". Por exemplo, a ausência de falantes de japonês na platéia não significa ser inútil ter uma cabine de JA. Se o tópico fosse de interesse de um público japonês, o TARG pode transmitir a palestra ao vivo pela internet e arquivá-la para futuras consultas de forma que qualquer falante de japonês as pudesse baixar. No entanto, isso dependia do bom funcionamento do TARG-Nomad, e apesar de o programa TARG estar totalmente operacional, sua implementação no FSM-2005 foi descontinuada.

- É importante ter um grupo de voluntários capazes de solucionar os problemas de planificação / escalas duram o fórum, não somente nos dias que antecedem o evento. Como aconteceu, o grupo de trabalho de planificação original foi capaz somente de fazer a pre-planificação que precisava de uma revisão completa pelos motivos acima delineados (informações incorretas ou faltantes sobre as habilidades lingüísticas dos intérpretes, etc.), não havia, no entanto, uma segunda equipe para se ocupar da segunda parte do processo de planificação (corrigir as escalas com problemas). Todavia isso não significa que haja necessariamente a necessidade de um grupo central de voluntários encarregado exclusivamente da planificação antes e durante o fórum. Pensamos que essa solução acabaria por reduzir a experiência dos voluntários para a realização de uma tarefa especializada, convertendo-os em burocratas, não ativistas. A solução que tentamos implementar, com sucesso mitigado, foi ter um amplo grupo de intérpretes voluntários e/ou coordenadores, lidando com a planificação das cabines, revezando-se para tratar de problemas de planificação durante o fórum. Isso foi difícil de se realizar, mas seja talvez mais agregador, pois permite que mais pessoas participem do processo de planificação, etc. De modo geral, em vez de ter apenas 3 pessoas responsáveis pela planificação, como foi o caso nos fóruns anteriores, havia aproximadamente 15-20 pessoas que eram capazes de ajudar com a planificação. Muitos intérpretes até então alheios aos mais complicados detalhes do processo de planificação de cabines agora possuem conhecimento valioso nessa área, apesar de terem aprendido pelo caminho mais difícil: cometendo erros enormes. Isso foi útil para as coordenações locais, considerando que não mais dependem de “conhecimento estrangeiro” para fazer a planificação de suas cabines, como foi o caso em Quito durante o Fórum Social das Américas, por exemplo.

-Os problemas técnicas que tivemos durante os dois primeiros dias do fórum (não havia equipamento de interpretação) provavelmente aumentaram bastante o impacto dos problemas de planificação acima detalhados. Muitos intérpretes estavam bastante frustrados pelo fato de não poderem trabalhar: foram escalados em cabines em que não conseguiram trabalhar, não havia relay, nem cabines, etc. Mesmo assim, muitos intérpretes perceberam que se quisessem trabalhar, eram em geral capazes de fazê-lo. Um considerável número de voluntários até se queixou de que tinham trabalho demais. Se o equipamento todo tivesse funcionado, cremos que essa teria sido a reclamação mais comum. A quantidade de interpretes ociosos no Gasômetro dava a impressão de que a Babels tinha desperdiçado o orçamento do Fórum para convidar um número excessivo de intérpretes (inúteis). Mas no papel, excetuando os 20-30 intérpretes “extra” de PT/ES que apareceram sem previsão durante os últimos dias do fórum, contávamos com o número mínimo necessário de intérpretes para o FSM: não era para ter havido falta de trabalho para aqueles, cuja presença havia sido confirmada pelos coordenadores da Babels.

 
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