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 Portada del sitio > Event-related > World Social Forum > World Social Forum 2005 > Debriefing reports

[ en es pt ]

Selección y Viaje: 1a parte

FSM 2005 Informes de debriefing
(Fecha: 10 de marzo de 2005)

1a parte- Proceso basado en el correo electrónico y en la base de datos

2a parte- Proceso de selección regional en América Latina.

1. Proceso basado en el correo electrónico y en la base de datos

Informe hecho por Germán (Alemania y España), Laurent (Francia) y Mónica (Colombia)

Si bien estos dos grupos están vinculados, son dos grupos de trabajo diferentes: un grupo general de selección y un grupo de viaje.

poa2005 y poa2005-viaje

Hubo dos direcciones poa2005@babels.org y poa2005-viaje@babels.org detrás de las cuales hubo cuatro personas que respondían los mensajes de tod@s l@s intérpretes. No pudimos incluir a más personas en estas direcciones debido a varias razones pero principalmente porque la mayoría de las personas estaban ocupadas con las movilizaciones localizadas y los procesos de selección.

- Poa2005: inicialmente hubo tres personas que respondían a los correos electrónicos enviados a esta dirección (Laurent, Mónica y Bruno). Laurent se retiró a mediados de octubre para atender poa2005-viaje. Bruno se retiró en noviembre por razones personales. Mónica se quedó sola para responder a tod@s en diciembre y enero.

- Poa2005-viaje: inicialmente 1 persona (Laurent). A fines de diciembre llegó otra persona para ayudar (Germán). En realidad nunca había más de una persona trabajando en el viaje. En enero, estuvieron trabajando Laurent y Germán, Laurent se encargó de preparar los informes y las listas de la base de datos y Germán trabajó con la agencia de viajes y con l@s intérpretes.

El grupo poa2005@babels.org se creó a inicios de septiembre. El proceso de selección empezó según lo previsto y se publicó en el sitio web de Babels. Véase: reporte (13 de septiembre). Las personas involucradas en este grupo crearon mensajes que se enviaron automáticamente por correo electrónico a las personas inscritas en la base de datos según los criterios acordados conjuntamente.

Estas decisiones se tomaron gracias a una discusión que empezó el 22 de julio en el Foro y que se divulgó ampliamente: se envió un correo electrónico a todas las personas que se habían ofrecido como voluntari@s para el FSM05 y a todas las personas que se habían ofrecido como voluntari@s para el FSM04 para invitarl@s a discutir la metodología de selección. Esta discusión se publicó un mes después de que se hiciera público el “Llamamiento de voluntari@s” (inicio oficial del proyecto FSM05: Véase el informe intermediario en donde se explican las etapas que conducen al Llamamiento). Esta discusión generó 135 mensajes en tres idiomas diferentes, que se leyeron 11.815 veces (este número no corresponde a cada usuari@).

Procesos de selección de larga distancia versus procesos de selección regionales

El proceso de selección de larga distancia a través del correo electrónico empezó en septiembre. Los procesos de selección regionales no comenzaron sino hasta mediados de octubre o incluso en noviembre. Se fijaron fechas para minimizar el riesgo de tener un número insuficiente de intérpretes voluntari@s al final del primer proceso.

Todas las personas que colocaron "Profesional" o "Experimentado" (como se habían definido así mism@s en el formulario de registro en línea) en Brasil, Argentina y Uruguay, por ejemplo, recibieron un correo electrónico en donde se les preguntaba si querían participar como voluntari@s para el FSM. Si contestaban positivamente a este correo electrónico, empezaba el proceso de selección. Una vez que se adoptaron conjuntamente los criterios para el proceso de selección, otr@s voluntari@s en todo el mundo recibieron el mismo correo electrónico en el que se les pedía confirmar su disponibilidad. Un gran número de voluntari@s nunca respondió este correo electrónico. Por consiguiente, no se les pudo confirmar y no fueron seleccionad@s.

Para una descripción del proceso de selección de larga distancia, haga clic aquí

Este proceso de larga distancia muchas veces llevó a malentendidos cuando los grupos regionales empezaron a trabajar, porque el trabajo de estos se basó principalmente en reuniones, capacitaciones, etc. y los resultados de estas reuniones no se reflejaban automáticamente en la base de datos de Babels.

Desde luego, la calidad del proceso de selección regional fue mucho mejor y más compatible con la realidad. A mediados de noviembre, este proceso fue reemplazando poco a poco el proceso de selección de larga distancia por correo electrónico.

Al inicio del proceso de selección, no existían grupos regionales en América Latina. Estos aparecieron en muchos lugares porque el proceso de movilización escogió muy bien y también porque las "alternativas geopolíticas" elegidas al inicio del proyecto fomentaron la creación de grupos regionales. El criterio "geopolítico", que consistía en redefinir la localización geográfica de l@s voluntari@s, se había mencionado desde julio, cuando se lanzó el proceso de selección. No correspondió a un rubro presupuestario ("mientras más cerca de POA, más económico"), ya que un pasaje aéreo de Colombia a POA cuesta tanto como un pasaje de París a POA, por ejemplo. Tampoco correspondió a la realidad de la red: la mayoría de l@s voluntari@s de Babels, alrededor de 75% estaban en Europa en ese momento. Pero sí correspondió a una elección política y a la naturaleza del mismo Proyecto Babels FSM05 que no se definió exclusivamente en relación con los idiomas ni con el número de cabinas. La finalidad del proyecto era fomentar la creación de un grupo de intérpretes y traductores voluntari@s latinoamerican@s. Este concepto sería aceptado por el mismo FSM como parte del proyecto Babels e integrado en el presupuesto como tal.

Para mayores detalles sobre el proceso de selección regional en América Latina, véase más adelante. Es indispensable leer estos informes detallados para poder entender el informe sobre el proceso de selección.

Proceso de viaje

A mediados de octubre, el Grupo Viaje empezó su trabajo, cuando la parte más fácil del proceso de selección había finalizado: se hizo rápidamente la selección de personas con experiencia anterior en Babels y en los Foros Sociales. Al igual que el Grupo de Selección, el Grupo Viaje trabajó mediante el correo electrónico para responder y confirmar la información registrada en la base de datos o solicitar datos. Si bien este proceso funcionó muy bien, muchos no lograron responder a tiempo el correo electrónico, a pesar de las repetidas advertencias en las que se pedía su confirmación y otros, simplemente no entendieron el mensaje que se les había enviado por correo electrónico (la redacción de estos mensajes es esencial y se debería considerar cuidadosamente y es cierto que algunos de estos mensajes no siempre eran claros). A inicios de noviembre, 50% de l@s voluntari@s estaban preparad@s para recibir las reservas de sus pasajes.

Decidimos organizar pasajes prepagados mediante una agencia de viajes seleccionada por el mismo FSM. Esta agencia de viajes se encargó de recibir los nombres y fechas mediante Babels y trató las cuestiones financieras con el FSM. Es una elección inteligente ya que Babels no es una institución financiera ni un agente de viajes. Las ventajas de este enfoque es que para el grupo de trabajo "viaje", el proceso de "viaje" concluyó una vez que l@s voluntari@s habían recibido su pasaje: l@s voluntari@s de Babels no tenían que ocuparse del reembolso de los gastos de viaje durante las semanas posteriores al FSM. El presupuesto fue sólo un convenio político con el FSM antes de y durante el mismo proyecto y no debía extenderse durante las semanas posteriores al proyecto para rembolsar a cientos de voluntari@s, tratar con las agencias de viajes, etc. como ocurrió en el ESF03, en donde los reembolsos de viajes (a cargo únicamente de un pequeño número de valientes voluntari@s de Babels) duraron aproximadamente nueve meses después de que acabara el ESF.

Problemas

El proyecto FSM05 tuvo dos obstáculos principales: la falta de experiencia de l@s organizadores del FSM para tener un flujo de fondos adecuado antes del evento y la estructura financiera del FSM.

Como el FSM no interiorizó la traducción ni l@s voluntari@s como componentes políticos del mismo FSM, l@s organizadores no estuvieron plenamente conscientes de que el flujo de fondos sería un problema si no se planificaba, a pesar de que habíamos escrito y hablado sobre este tema reiteradamente. Seis o cuatro meses antes del evento es necesario contar con fondos para empezar a pagar los pasajes (el gasto principal) de l@s intérpretes voluntari@s. Los problemas del presupuesto del FSM generaron muchas discusiones y negociaciones intensas, principalmente en noviembre, a pesar de que el FSM (el mismo grupo de organizadores) había acordado conjuntamente en junio, y había confirmado en agosto, el presupuesto de Babels.

Sobre el prepresupuesto, véase: Budget.

A esto se suma el hecho de que algunos de los miembros del comité organizador del FSM a cargo de los fondos del FSM no desempeñaron sus funciones de supervisores del presupuesto del FSM, sino que se comportaron como gerentes de banco. Es decir, a pesar de que ya se habían tomado decisiones colectivas y se había aceptado, en consenso, un marco para el presupuesto, todo se tuvo que replantear meses posteriores con la persona responsable del talonario de cheques, como si las decisiones dependieran de esta persona. Cada pasaje tenía que ser validado personalmente. Esto se debió principalmente a la manera en la que funcionó el comité organizador del FSM o, mejor dicho, falló.

Esta situación retardó la compra de los pasajes. Las cifras indican que ese retraso costó al FSM aproximadamente $US 50.000, ya que el precio de los pasajes de l@s voluntari@s que ya tenían sus reservas desde principios de noviembre aumentó en un 50%, lo que representó un incrementó de 70% en el presupuesto previsto. Se había planeado continuar con los mismos precios de los pasajes y reajustar el proceso de selección, de ser necesario, pero no fue posible. En viajes se gastó casi lo mismo que se hubiera gastado para llevar a cabo nuestra propuesta de junio, en la que planteábamos cubrir 50% de las salas del FSM con interpretación voluntaria (en lugar de 20%, como realmente sucedió).

Esto también generó mucho estrés entre l@s voluntari@s a cargo de poa2005-viaje, ya que tuvieron que atender cientos de pasajes y personas en aproximadamente cuatro semanas: el último pasaje se compró tres días antes del evento.
Base de datos de Babels

Para cada uno de los dos procesos, la selección y el viaje, la base de datos de Babels es un elemento fundamental.

Cada proceso tuvo tres campos para verificar y tres campos para completar en cada uno de los archivos personales de l@s voluntari@s. Sin la base de datos central de Babels no podemos intercambiar información entre los procesos regionales y de larga distancia, ya que ambos trabajan paralelamente. Sin la base de datos los demás grupos de trabajo (presupuesto, alojamiento, planificación de cabinas) tampoco pueden trabajar adecuadamente. La falta de capacitación suficiente de l@s organizadores voluntari@s en los diferentes grupos de trabajo y el hecho de no haber tomado este tema lo suficientemente serio, generó muchos problemas de coordinación entre todos los grupos. Lo cual resultó en malentendidos y en la duplicidad de tareas entre diferentes personas, nadie realmente sabía si los demás habían hecho su trabajo adecuadamente.

Cabe enfatizar la capacitación adecuada en la base de datos para los proyectos futuros. Las personas deben ser conscientes que comprometerse en un proyecto como Babels, implica un proceso riguroso con una base de datos electrónica que a veces es difícil de manejar o de entender.

Cronograma ideal

Creemos que es importante establecer un cronograma que permita tener un punto de referencia para eventos futuros y que ayude a l@s organizadores del Foro Social a administrar bien el presupuesto y evitar la pérdida de grandes cantidades de dinero debido a la falta de preparación suficiente.

Selección y viaje:

- El proceso de selección debe comenzar cinco meses antes del evento y durar tres meses.
- El proceso de viaje debe comenzar cuatro meses antes del evento y durar dos meses. Por consiguiente, dos meses antes del evento se debe haber seleccionado al menos 70 ó 80% de l@s voluntari@s y tener los pasajes en la mano. El restante 20-30% corresponde a l@s voluntari@s que provienen de la ciudad o región en la que tendrá lugar el Foro, lo que quiere decir que es posible organizar viajes en grupo en autobuses, por ejemplo, durante el proceso.

Esto deja un margen de dos meses para los procesos de Planificación/Capacitación y reuniones/intercambio de información entre l@s voluntari@s.

2a parte- Proceso de selección regional en América Latina

 
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