Seleção e Viagem: parte 1

1. Processo baseado no correio eletrônico e na base de dados.

Relatório preparado por Germán (Alemanha e Espanha), Laurent (Francia) e Mónica (Colômbia)

Embora estes dois grupos estejam vinculados, são dois grupos de trabalho diferentes: um grupo geral de seleção e um grupo de viagem.

poa2005 e poa2005-viaje

Houve dois endereços poa2005@babels.org e poa2005-viaje@babels.org com quatro pessoas que respondiam as mensagens de tod@s @s intérpretes. Não foi possível incluir mais pessoas nestes endereços devido a vários motivos, mas principalmente porque a maioria das pessoas estava ocupada com as mobilizações localizadas e os processos de seleção.

– Poa2005: inicialmente houve três pessoas que respondiam aos correios eletrônicos enviados para este endereço (Laurent, Mónica e Bruno). Laurent retirou-se em meados de outubro para atender poa2005-viaje. Bruno retirou-se em novembro por razões pessoais. Mónica ficou só para responder todas as mensagens em dezembro e janeiro.

– Poa2005-viaje: inicialmente 1 pessoa (Laurent). No final de dezembro chegou uma outra pessoa para ajudar (Germán). Na realidade nunca havia mais de uma pessoa trabalhando na viagem. Em janeiro, Laurent encarregou-se de preparar os relatórios e as listas da base de dados e Germán trabalhou com a agência de viagens e com @s intérpretes.

O grupo poa2005@babels.org foi criado no início de setembro. O processo de seleção começou segundo o previsto e foi publicado no site web da Babels. Veja: Processo de seleção (13 de setembro). As pessoas envolvidas neste grupo criaram mensagens que foram enviadas automaticamente por correio eletrônico às pessoas cadastradas na base de dados segundo os critérios combinados conjuntamente.

Estas decisões foram tomadas a partir de uma discussão que começou em 22 de julho no Fórum e que foi divulgado amplamente: foi enviado um correio eletrônico para todas as pessoas que se ofereceram como voluntári@s para o FSM05 e para todas as pessoas que se ofereceram como voluntári@s para o FSM04 a fim de convidá-l@s a discutir a metodologia de seleção. Esta discussão foi publicada um mês depois do “Chamamento de voluntári@s” ser disseminado (início oficial do projeto FSM05: Veja o relatório intermediário onde explicam-se os estágios que levam ao Chamamento). Esta discussão gerou 135 mensagens em três idiomas diferentes, que foram lidas 11.815 vezes (este número não corresponde a cada usuári@).

Processos de seleção de longa distância versus processos de seleção regionais

O processo de seleção de longa distância através do correio eletrônico começou em setembro. Os processos de seleção regionais só começaram em meados de outubro ou até em novembro. As datas foram fixadas para minimizar o risco de ter um número insuficiente de intérpretes voluntári@s no final do primeiro processo.

Todas as pessoas que colocaram "Profissionais" ou "Experimentadas" (como eles próprios tinham se definido no formulário de registro em linha) no Brasil, Argentina e Uruguai, por exemplo, receberam um correio eletrônico onde se perguntava se queriam participar como voluntári@s para o FSM. Se eles respondiam positivamente, o processo de seleção começava. Uma vez que os critérios para o processo de seleção foram adotados conjuntamente, outr@s voluntári@s em todo o mundo receberam o mesmo correio eletrônico pedindo-lhes que confirmassem sua disponibilidade. Um grande número de voluntári@s nunca respondeu esta mensagem. Por conseguinte, el@s não puderam ser confirmad@s nem selecionad@s.

Para uma descrição do processo de seleção de longa distância.

Este processo de longa distância muitas vezes gerou confusão quando os grupos regionais começaram a trabalhar, porque o trabalho deles baseou-se principalmente em reuniões, capacitações, etc. e os resultados destas reuniões não eram refletidos automaticamente na base de dados de Babels.

Obviamente, a qualidade do processo de seleção regional foi muito melhor e mais compatível com a realidade. Em meados de novembro, este processo foi substituindo, aos poucos, o processo de seleção de longa distância por correio eletrônico.

No início do processo de seleção, não existiam grupos regionais na América Latina. Estes apareceram em muitos lugares porque o processo de mobilização escolheu muito bem e também porque as "alternativas geopolíticas" eleitas no início do projeto promoveram a criação de grupos regionais. O critério "geopolítico", que consistia em redefinir a localização geográfica d@s voluntári@s, foi discutido desde julho, quando foi lançado o processo de seleção. Não esteve associado com rubro orçamentário nenhum ("enquanto mais perto de POA, mais econômico"), já que uma passagem aérea da Colômbia a POA custa tanto quanto uma passagem de Paris a POA, por exemplo. Também não correspondeu à realidade da rede: a maioria d@s voluntári@s de Babels, por volta de 75%, estavam na Europa nesse momento. Mas correspondeu sim a uma eleição política e à natureza do mesmo Projeto Babels FSM05 que não foi definido exclusivamente em relação aos idiomas nem ao número de cabines. A finalidade do projeto era fomentar a criação de um grupo de intérpretes e tradutores voluntári@s latinoamerican@s. Este conceito seria aceito pelo FSM como parte do projeto Babels e integrado no seu orçamento.

Para maiores detalhes sobre o processo de seleção regional na América Latina, veja mais adiante. É indispensável ler estes relatórios detalhados para poder entender o relatório sobre o processo de seleção.

Processo de viagem

Em meados de outubro, o Grupo Viagem começou seu trabalho, quando a parte mais fácil do processo de seleção havia finalizado: a seleção de pessoas com experiência anterior em Babels e nos Fóruns Sociais foi feita rapidamente. Assim como o Grupo de Seleção, o Grupo Viagem também usou o correio eletrônico para responder e confirmar a informação registrada na base de dados ou pedir outra informação. Embora este processo funcionasse muito bem, muitas pessoas não conseguiram responder a tempo o correio eletrônico, apesar das repetidas advertências onde se pedia sua confirmação e outros, simplesmente não entenderam a mensagem do correio eletrônico (a redação destas mensagens é essencial e deveria ser considerada cuidadosamente, até porque algumas destas mensagens nem sempre eram claras). No início de novembro, 50% d@s voluntári@s estavam preparad@s para receber as reservas das suas passagens.

Decidimos organizar passagens pré-pagas através de uma agência de viagens selecionada pelo mesmo FSM. Esta agência de viagens se encarregou de receber os nomes e as datas através de Babels e negociou as questões financeiras com o FSM. É uma eleição inteligente já que Babels não é uma instituição financeira nem agente de viagens. As vantagens deste enfoque é que para o grupo de trabalho "viagem", o processo de "viagem" concluiu uma vez que @s voluntári@s receberam sua passagem: @s voluntári@s de Babels não tinham que se ocupar com o reembolso dos gastos de viagem durante as semanas posteriores ao FSM. O orçamento foi só um convênio político com o FSM antes de e durante o mesmo projeto e não devia se estender durante as semanas posteriores ao projeto para reembolsar as centenas de voluntári@s, tratar com as agências de viagens, etc. como ocorreu no ESF03, onde os reembolsos de viagens (sob a responsabilidade apenas de um pequeno número de corajosos voluntári@s de Babels) duraram aproximadamente nove meses depois da finalização do ESF.

Problemas

O projeto FSM05 teve dois obstáculos principais: a falta de experiência d@s organizadores do FSM para ter um fluxo de fundos adequado antes do evento e a estrutura financeira do FSM.

Como o FSM não tinha interiorizado a tradução nem @s voluntári@s como componentes políticos do FSM, @s organizadores não estiveram plenamente conscientes de que o fluxo de fundos seria um problema se não fosse planejado, mesmo quando tínhamos escrito e falado sobre este tema reiteradamente. Seis ou quatro meses antes do evento é necessário contar com fundos para começar a pagar as passagens (o gasto principal) d@s intérpretes voluntári@s. Os problemas do orçamento do FSM geraram muitas discussões e negociações intensas, principalmente em novembro, mesmo quando o FSM (o mesmo grupo de organizadores) havia concordado conjuntamente em junho, e tinha confirmado em agosto, o orçamento de Babels.

Sobre o pré-orçamento, veja: Budget.

Além disto, alguns dos membros do comitê organizador do FSM responsáveis pelos fundos do FSM não cumpriram suas funções de supervisores do orçamento do FSM, mas comportaram-se como gerentes de banco. Isto é, apesar das decisões já terem sido tomadas coletivamente e um marco já ter sido aceito, em consenso, para o orçamento, tudo teve que ser reformulado nos meses posteriores com a pessoa responsável pelo talão de cheques, como se as decisões dependessem dessa pessoa. Cada passagem tinha que ser validada pessoalmente. Isto deveu-se principalmente à maneira na qual o comitê organizador do FSM funcionou ou, melhor dito, falhou.

Esta situação retardou a compra das passagens. Os números indicam que esse atraso custou ao FSM aproximadamente $US 50.000, já que o preço das passagens d@s voluntári@s que já tinham suas reservas desde inícios de novembro aumentou em 50%, o que representou um incrementou de 70% no orçamento previsto. Havia se planejado continuar com os mesmos preços das passagens e reajustar o processo de seleção, se for necessário, mas não foi possível. As despesas das viagens foram equivalentes aos custos da nossa proposta de junho, na qual propúnhamos cobrir 50% das salas do FSM com interpretação voluntária (em lugar de 20%, como realmente ocorreu).

Isto também gerou muito estresse entre @s voluntári@s responsáveis por poa2005-viagem, já que tiveram que atender centenas de passagens e pessoas em aproximadamente quatro semanas: a última passagem foi comprada três dias antes do evento.

Base de dados de Babels

A base de dados de Babels é um elemento fundamental para os dois processos: a seleção e a viagem.

Cada processo teve três campos para verificar e três campos para completar em cada um dos arquivos pessoais d@s voluntári@s. Sem a base de dados central de Babels a troca de informação entre os processos regionais e de longa distância não é possível, já que os dois trabalham paralelamente. Sem a base de dados os outros grupos de trabalho (orçamento, alojamento, planejamento de cabines) não podem trabalhar adequadamente também não. A falta de capacitação suficiente d@s organizadores voluntári@s nos diferentes grupos de trabalho e o fato de nós não havermos levado à sério este tema, gerou muitos problemas de coordenação entre todos os grupos, bem como confusões e duplicidade de tarefas entre diferentes pessoas. Ninguém sabia se os outros tinham feito seu trabalho adequadamente.

É importante ressaltar a capacitação adequada na base de dados para os projetos futuros. As pessoas devem levar em conta que o compromisso num projeto como Babels envolve um processo rigoroso com uma base de dados eletrônica que às vezes é difícil de administrar ou de entender.

Cronograma ideal

Nós acreditamos que é importante estabelecer um cronograma que permita ter um ponto de referência para eventos futuros e que facilite a administração do orçamento pel@s organizadores do Fórum Social a fim de evitar a perda de grandes quantidades de dinheiro devido à falta de preparação suficiente.

Seleção e viagem:
– O processo de seleção deve começar cinco meses antes do evento e durar três meses.
– O processo de viagem deve começar quatro meses antes do evento e durar dois meses. Por conseguinte, dois meses antes do evento pelo menos 70 ou 80% d@s voluntári@s devem ter sido selecionad@s e ter suas passagens na mão. O 20-30% restante corresponde a@s voluntári@s que provêm da cidade ou região onde o Fórum será realizado, o que quer dizer que é possível organizar viagens em grupo em ônibus, por exemplo, durante o processo.

Isto deixa uma margem de dois meses para os processos de Planejamento/Capacitação e para as reuniões/troca de informação entre @s voluntári@s.

2. Processo de seleção regional na América Latina