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Planificación de cabinas

FSM 2005 Informes de debriefing
(Fecha: 15 de marzo de 2005)

Después de las reuniones de noviembre, se creó un grupo inicial de planificación: Bruno, Erica, Germán, Luciana y Yan.
El grupo final de planificación que realmente hizo el trabajo en POA: Germán, Yan y algunos voluntari@s de Babels en POA: Alice, Grégoire, Joséphine, Meryem, Pedro, Marcelo, Susana, Freddy, Henrique, Eugenia, Luis Gustavo, Julie B y otros.
Creadores del software BaBOO: Jean-Michel y Patrick
Este informe también incluye un informe independiente para BaBOO.
Este informe fue preparado por Germán y Yan.

I. Plan original

Para mayores detalles, por favor, léase el documento INFO 7 ’Planificación de cabinas/Baboo’. El plan original se envió a tod@s l@s voluntari@s por correo electrónico.

El grupo de trabajo de planificación abogó por el uso y desarrollo de BaBOO, a pesar de sus limitaciones actuales, a fin de permitir un manejo más descentralizado del proceso de planificación de cabinas. En lugar de tener a dos o tres personas a cargo de la planificación, BaBOO se diseñó para permitir que un grupo descentralizado de voluntari@s capacitad@s organizara la planificación de cabinas.

El grupo de trabajo de planificación pensó que un grupo auto-organizado de voluntari@s era lo más coherente con la filosofía de la red de Babels, lo que, además, promueve la horizontalidad y la responsabilidad compartida; en lugar de un enfoque verticalista y comercial.

II. Proceso final de planificación

Cuando empezamos a trabajar con el programa final del FSM y con la lista final de l@s intérpretes voluntari@s confirmad@s, nos dimos cuenta de que había una gran falta de hablantes nativos de EN y FR.

Como los encargados de desarrollar BaBOO no habían tenido tiempo para desarrollar una función clave que permitiera la distribución semiautomática de l@s intérpretes en las cabinas, empezamos a hacerlo manualmente durante el proceso.

Germán y Yan decidieron ocuparse primero de las cabinas más difíciles: EN (Germán) y FR (Yan), ya que era necesario centralizar la planificación de cada una de estas cabinas debido al número de limitaciones que se debían considerar. Este proceso de planificación tomó bastante tiempo: aproximadamente 36 horas para la cabina FR y más de 50 horas para la cabina EN.

Tuvimos que desistir de varias innovaciones e incrementar la carga horaria de algunos intérpretes:
- no podíamos considerar las preferencias de l@s intérpretes en relación con las Áreas Temáticas que habían elegido;
- no podíamos garantizar la organización del trabajo en dupla durante el foro, como se había definido en INFO 7;
- tuvimos que aumentar la carga de trabajo de l@s intérpretes en las cabinas EN y FR, principalmente de l@s intérpretes profesionales y experimentad@s.

La planificación de cabinas se rigió por las siguientes reglas:
- ninguna cabina tendría menos de dos intérpretes;
- tod@ intérprete sin experiencia compartiría cabina con un intérprete con experiencia;
- no se programaría a nadie por más de tres sesiones por día;
- los horarios debían considerar la realidad geográfica del territorio del FSM: nadie podía interpretar en la sesión 2 en el Área B (norte) y luego ir al Área K (sur) para la sesión 3, por ejemplo.
- Las combinaciones de idiomas de l@s intérpretes tenía que seguir las siguientes dos reglas:
— l@s intérpretes en la misma cabina debían tener diferentes combinaciones de idiomas;
— las combinaciones de idiomas en una cabina debían considerar las otras cabinas en la misma sala, de modo que se pudiera hacer el relay entre estas.
- L@s intérpretes que tenían una o ninguna sesión planificada para cada día debían ser designad@s como ‘standby’.

Las cabinas EN y FR se programaron en el curso de tres días por German y Yan, mientras que la planificación de las cabinas PT y ES, para las cuales no faltaban intérpretes con experiencia, fue manejada por otr@s voluntari@s. Est@s voluntari@s recibieron la lista de reglas mencionadas anteriormente.

La planificación de todas las demás cabinas ya se había preparado durante las semanas previas (AR, DE, GN, HE, HI, ID, IT, KA, KO, QU, RU, WO). Durante la asignación de intérpretes en estas cabinas, decidimos colocar a tod@s l@s intérpretes en la misma cabina para que ell@s mism@s organizaran su trabajo durante el foro. Por ejemplo, para la cabina IT había cuatro personas disponibles en la misma cabina para cada sesión. Est@s intérpretes podían decidir, entre ellos, quién trabajaría y quién descansaría durante cada sesión programada.

La planificación de las cabinas de LIBRAS estuvo a cargo de voluntari@s de LIBRAS.

III. Problemas en la estrategia de planificación

El hecho que el equipo Nomad no estuviera disponible durante la mayor parte del Foro arruinó completamente la cuidadosa planificación que se había hecho durante los días previos. Como generalmente no había relay, much@s intérpretes no pudieron trabajar.

IMPORTANTE: las siguientes observaciones se centran en los problemas relacionados con la planificación, independientemente de la realidad técnica que tuvimos que afrontar durante el foro.

- el programa de eventos del FSM no mencionaba claramente la información sobre los oradores ni el idioma en el que hablarían. Toda la información disponible se usó para asignar los idiomas a las cabinas durante la programación inicial, pero cuando no se tenía tal información, se adivinaba. Para mayores detalles, véase “Reuniones en São Paulo con el Comité Organizador Brasileño”. Es esencial que la base de datos para foros futuros incluya un procedimiento claro de los idiomas requeridos en el evento. Sugerimos que la secretaría del FSM no acepte la demanda de interpretación en un evento en el que las organizaciones implicadas no especifiquen los idiomas que necesitan. Es más fácil solicitar información a las organizaciones cuando estas se inscriben para tener un espacio en el foro – incluso se podría adicionar en uno de los campos obligatorios del formulario de inscripción.

- la información de las combinaciones lingüísticas de cada intérprete en la base de datos de Babels generalmente es incorrecta. Esto fue muy perjudicial ya que muchas veces las personas se asignaron a cabinas en las que no podían trabajar. Para evitar estos problemas, en el futuro, se deberá tener una idea más clara sobre cómo trabaja la base de datos y una verificación más rigorosa de los datos personales por l@s mism@s intérpretes, así como por los grupos de selección.

- la lista final de intérpretes confirmados llegó un poco tarde en el proceso, principalmente con las nuevas adiciones de Porto Alegre, Rio y el noreste de Brasil; algunas veces incluso durante el mismo proceso de planificación. Esto explica el hecho de que muchas personas no tuvieran horario: no habían sido incluid@s en las listas adecuadas debido a la descontinuación de los procesos de selección y confirmación.

- la planificación de la cabina EN tomó mucho tiempo (Germán), lo que retardó todo el proceso e hizo imposible tener tiempo para imprimir un primer grupo de horarios y verificarlos manualmente para evitar inconsistencias más graves.

- much@s de l@s voluntari@s de última hora ignoraron total o completamente las reglas de planificación establecidas. Esto se debió principalmente a la falta de control y a las explicaciones simples y puntuales proporcionadas por el grupo de planificación (Yan).

- algun@s de l@s voluntari@s que trabajaron con BaBOO cambiaron la planificación de las cabinas FR y EN antes de verificar si se había ingresado todos los datos en la base de datos de BaBOO, lo que alteró toda la planificación cautelosa de los dos días previos.

- no había suficientes voluntari@s apt@s para ocuparse de la planificación una vez que los horarios se habían distribuido. Como se preveían modificaciones o correcciones durante el mismo foro, el grupo de planificación tuvo que invertir más tiempo en la capacitación de voluntari@s.

- las sesiones "standby" no se planificaron adecuadamente. Debido a la falta de tiempo, se asignaron sesiones standby sin considerar el nivel ni la combinación de idiomas.

- la impresión de los horarios requirió recursos logísticos importantes en términos de configuración de los computadores e impresoras que no estaban disponibles en el Gasômetro. Esto aumentó el estrés considerablemente durante las etapas finales del proceso. A pesar de las reiteradas advertencias por los creadores de BaBOO sobre este aspecto, y a pesar de cierto nivel de preparación (previendo la disponibilidad de al menos dos impresoras láser), finalmente tuvimos que contactar a una empresa para la impresión de 550 horarios. Imprimir una copia de estos 550 horarios individuales tomó de una a cuatro horas.

- los horarios impresos tenían algunas inconsistencias debido al programa usado para crearlos: algunas personas tenían la impresión de que estarían solos en una cabina, cuando no era así. Los horarios impresos no siempre eran del todo legibles. Como los horarios se imprimieron a última hora, el grupo de planificación no podía prever cuán incomprensibles iban a ser estos horarios para l@s intérpretes que no habían seguido todo el proceso. Estas confusiones surgieron el día en que se repartieron los horarios, demasiado tarde para imprimir otra copia más clara.

- tanto Germán como Yan debían trabajar en una cabina durante el FSM y no podían trabajar todo el día en la oficina de Babels corrigiendo los horarios de l@s intérpretes desconformes. Esto no se dijo durante la reunión de bienvenida. Esto puede explicar porqué much@s intérpretes tuvieron la impresión de que el grupo de planificación fue irresponsable, ya que las personas encargadas no estaban “al mando” durante el foro, corrigiendo errores, etc. Esto se hubiera podido manejar correctamente si se hubiera contado con un equipo de planificación que pudiera hacer el trabajo no solo antes sino también durante el Foro. Este equipo en realidad nunca se materializó. La planificación de cada cabina (idioma) estuvo a cargo de una o más personas sin considerar a las personas que trabajaban en las demás cabinas. Fue demasiado tarde cuando se reflexionó sobre la necesidad de un grupo para resolver las posibles contingencias de planificación durante el Foro. El grupo de planificación era demasiado pequeño y estaba compuesto por personas equivocadas (personas que no estarían presentes durante todo el foro para realizar ese trabajo) y que, por último, no transmitieron apropiadamente la información necesaria para el trabajo, lo que generó un número restricto de personas indispensables para toda la red. Este fue nuestro mayor error.

Planificación de cabinas para el Acampamento Intercontinental da Juventude - AIJ

Julie S trabajó con el grupo de trabajo de planificación del AIJ y envió el programa final de eventos que requería traducción cuando este estuvo listo, es decir, demasiado tarde en el proceso. Los idiomas requeridos se restringieron a EN, ES, FR y PT. Aparentemente, nadie exigió otro idioma. Fue imposible poner el programa del AIJ en la base de datos BaBOO durante el proceso y Patrick desarrolló una segunda mejor solución.

El AIJ solicitó demasiadas cabinas de EN y FR. Debido a la escasez de intérpretes de EN y FR, el grupo de planificación informó al AIJ (a través de Julie S y Simon) que solo se podía garantizar un grupo para cada idioma. Simon pensó que los aproximadamente 300 campistas provenientes de Québec podrían trabajar en las cabinas en las que no habría intérpretes de Babels. Es decir, el grupo de planificación en el Gasômetro no coordinó con el AIJ para determinar cuáles eran las conferencias, de las que requerían cabinas de EN y FR, a las que se les daría prioridad: esta decisión se tomó sin consultar al grupo del programa AIJ.

El horario original de las actividades AIJ no concordó con el programa del resto de los FSM. Esto significó que un intérprete no podía ir de un evento en el FSM a otro en el AIJ, ya que una sesión en el FSM no empezaba/terminaba al mismo tiempo que en el AIJ. Simon, luego acordó modificar el programa para que encajara con el resto del FSM, lo que hizo la planificación mucho más fácil.

Debido a estos problemas/atrasos, la planificación de las cabinas del AIJ se hizo solo después de la planificación de todos los eventos del FSM. Much@s intérpretes/eventos fueron programados para el AIJ incluso cuando el FSM ya había comenzado y es probable que varios eventos en el AIJ no tuvieron ningún intérprete de Babels.

IV. Otros problemas no relacionados con el proceso de planificación

- El sistema “standy” fue totalmente ineficaz debido a la ubicación geográfica del Gasômetro y a la ineficacia de la coordinación de salas: no había una manera fácil para avisar al Gasômetro que se requería o que faltaba un intérprete (¿walkie-talkie? ¿teléfono? ¿SMS?). Tampoco fue fácil enviar a un intérprete a donde se requería (¿a pie? ¿en taxi? ¿bus/carrito de golf?)

- Después del primer día, hubo demasiad@s intérpretes que no se presentaron a trabajar en donde se les había asignado. La ausencia era general. Además, un número significativo de intérpretes canceló en el último minuto (una docena de intérpretes de Rio y otr@s intérpretes del resto del mundo).

- Si bien much@s intérpretes empezaron a buscar trabajo por ell@s mism@s sin esperar las “órdenes de arriba”, otr@s no respondieron a los llamados de ayuda, incluso cuando se encontraban en la sala de “standby”.

- Durante el mismo foro, hubo muchas sesiones en el programa del FSM que se alteraron sin informar a nadie de Babels. Much@s intérpretes se presentaron para trabajar y esperaron a que llegaran los oradores. Otr@s, se presentaron para trabajar en una sala en la que se había programado una nueva conferencia que no requería los mismos idiomas y a otros no se les dijo en dónde se había reprogramado su conferencia. Esto fue muy perjudicial cuando un evento se reprogramó del Auditório Araújo Viana, que era particularmente distante del territorio FSM, a otras salas.

Conclusiones temporales

- El hecho que el grupo de planificación no supiera qué idiomas se usarían durante una conferencia no impidió algunas de las elecciones para colocar idiomas “no coloniales” en una conferencia, a pesar de que aparentemente nadie en la audiencia “necesitaba” tales idiomas. Para mayor información, véase la INFO 5 “Memoria”. Por ejemplo, si en la audiencia nadie hablaba japonés, eso no significaba que era inútil tener una cabina JA. Si el tema era de interés de una audiencia que hablase japonés, TARG podía transmitir la conferencia en vivo por la Internet y archivarlo para referencias futuras para que los hablantes de japonés pudieran bajarla. Sin embargo, esto dependía del buen funcionamiento de Nomad-TARG y, a pesar de que el programa TARG es totalmente operacional, no se pudo implementar en el FMS-2005.

- Es importante contar con un grupo de voluntari@s que sepan cómo manejar los problemas de planificación/programación durante el mismo foro y no solo durante los días previos al evento. El grupo original de planificación solo pudo hacer una pre-planificación que requirió una revisión cuidadosa por las razones mencionadas (información incorrecta o faltante sobre las capacidades lingüísticas de l@s intérpretes, etc.), pero no hubo un segundo grupo para manejar el segundo proceso de planificación (corregir los horarios con problemas). No obstante, esto no significó que hubiera necesariamente un grupo central de voluntari@s únicamente a cargo de la planificación de cabinas antes y durante el foro. Creemos que esta solución llevaría a reducir la experiencia de l@s voluntari@s para el cumplimiento de una tarea especializada, volviéndolos burócratas y no activistas. La solución que tratamos de implementar, con menor éxito, fue formar un grupo amplio de intérpretes voluntari@s o coordinadores que manejaran la planificación de las cabinas, con turnos para manejar los problemas de programación durante el foro. Esto es difícil pero quizá es lo más inclusivo ya que permite que más personas participen en el proceso de planificación: sin burócratas y todos aprenden a planificar las cabinas. En general, en lugar de tener solo tres personas a cargo de la planificación, como se había hecho en los foros anteriores, se contó con aproximadamente de 15 a 20 personas que pudieron ayudar en la planificación. Much@s intérpretes que hasta entonces no eran concientes de las complicaciones de la planificación de cabinas, ahora entienden sobre esta área, a pesar de haber tenido que aprender a duras penas y con errores crasos. Esta experiencia es útil para las coordinaciones locales, ya que no van a depender del “conocimiento extranjero” para planificar las cabinas, como ocurrió en Quito durante el primer Foro Social de las Américas, por ejemplo.

- Los problemas técnicos que tuvimos durante los primeros dos días del foro (no hubo equipo de interpretación) quizá aumentó significativamente el impacto de los problemas de planificación detallados. Much@s intérpretes se sintieron muy frustrados por hecho de no poder trabajar: se les había programado en cabinas en las que no podrían trabajar, no había relay, no había cabinas, etc. Sin embargo, much@s intérpretes descubrieron la forma de trabajar, si querían hacerlo. Por otro lado, un gran número de voluntari@s incluso se quejó de la excesiva carga de trabajo. Creemos que si el equipo hubiera funcionado en su totalidad, esta hubiera sido la queja más común. El número de voluntari@s ocios@s en el Gasômetro daba la impresión de que Babels había despilfarrado el presupuesto del Foro al invitar a tant@s intérpretes innecesarios. Pero en realidad, con excepción de los 20 a 30 intérpretes “extra” de PT/ES que aparecieron inesperadamente durante los últimos días, tuvimos el mínimo número de intérpretes requerid@s para el FSM: no debería de haber faltado trabajo para aquell@s que habían sido confirmad@s por l@s coordinadores de Babels.

 
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