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 Accueil > Event-related > Archives > FSA Quito 2004

[ en es fr ]

Rapport FSA : Leda

Un point de vue logistique
(Date: 15 avril 2005)

[Note : version écourtée. Photos de Leda..]

"Merveilleux désastre" : c’est l’expression utilisée par l’interprète Mateo Rutherford quand on lui a demandé, à la veille du dernier jour du Forum social des Amériques (FSA), son impression générale à propos de la participation de Babels. Merveilleux, a-t-il dit, parce que la camaraderie, la solidarité, l’ambiance amicale peu commune en milieu professionnel ont fait passer les problèmes au second plan. Mais désastreux aussi, car la plupart des interprètes n’ont pas pu faire ce qu’ils étaient venus faire : interpréter. En d’autres termes, Babels n’a pas rempli sa mission de faciliter le dialogue entre les mouvements sociaux du monde.

Je pense que Mateo a résumé en deux mots la prestation de Babels au FSA. Le côté merveilleux est assez évident pour tous, le désastre l’est moins. D’après moi, il provient de problèmes d’organisation et de structure que le réseau hésite à affronter, par crainte de trahir les valeurs auxquelles il est le plus étroitement attaché. J’espère que ce rapport contribuera à la compréhension de certains de ces problèmes, et à l’apport de solutions.

Une fois les tâches définies, en avril dernier, j’ai choisi de travailler à ce qui me paraissait l’infrastructure fondamentale pour que tout le reste fonctionne bien : le budget et la logistique. Je me suis attelée à ma tâche aussitôt.

Après le voyage de Monica, de Bettina et d’Isabel à Quito, à la mi-juin, nous ne pensions pas que le FSA nous donnerait une enveloppe budgétaire à gérer. Bien des tâches étaient encore laissées à Babels. Rien n’était très clair, jamais, et je crois que ce manque de clarté, pour sa plus grande partie, était à imputer à la (dés)organisation du forum lui même – et à notre problème chronique de manque de communication interne. De plus, bien que j’aie d’abord prévu d’arriver à Quito le 15 juillet, cela ne m’a pas été possible pour des raisons personnelles. Pire encore, j’ai dû en repartir le 29 (le FSA se terminait le 31 et nous voulions tenir une réunion de Babels le 1er août). Mon absence avant le forum a certainement contribué à quelques-uns des problèmes décrits ci-dessous, mais même ceux-ci auraient été moindres si notre communication interne avait été meilleure.

À partir d’un certain moment, vers fin juin probablement, il était clair que le travail de l’équipe budget/logistique (Robert et moi-même) consisterait uniquement à faire la liaison entre deux grands groupes hétérogènes et sans cohésion interne : l’équipe Babels du FSA et les interprètes. Autrement dit, nous étions ceux qui devaient assurer personnellement aux interprètes qu’ils seraient transportés, logés, nourris et remboursés, mais nous N’AVIONS PAS le contrôle du budget censé payer pour tout cela. Nous étions des intermédiaires sans pouvoir et, naturellement, chacun des groupes nous aurait rendus responsables en cas de problèmes. Mais avant d’en arriver là, mon but était de mettre sur pied une structure professionnelle minimale de base permettant à Babels de gérer un budget et la logistique. D’après les premiers entretiens avec Phumi (personne représentant Babels au Forum), le budget total pour l’interprétation devait être d’environ 130 000 US$. La somme devait couvrir les besoins des interprètes et le matériel (finalement, ce furent environ 60 000 US$ pour les interprètes et les coordinateurs, je crois). J’ai cherché et proposé des solutions dans deux vastes domaines : l’infrastructure de base et les tâches pratiques.

[Suivent des détails sur Basic Infrastructure and Practical Tasks (Billets, Hôtels, Remboursements, par exemple) qui n’apparaissent pas dans cette version écourtée.]

Recommandations et suggestions générales de Leda à l’intention de l’équipe Babels FSM 2005

  1. La présence d’au moins un chef d’équipe expérimenté est essentielle. J’ai passé un temps incroyable à écrire des courriels, à discuter avec d’autres coordinateurs, et à chercher (souvent avec un résultat négatif, je le regrette !) à établir des rapports constructifs et de confiance avec eux. Ce fut, de loin, le plus difficile de tout le processus : établir des rapports de confiance avec des gens que vous n’avez encore jamais rencontrés (ou à peine), et dont vous ne savez pas d’où ils viennent politiquement, professionnellement, émotionnellement, etc. Après quatre mois intenses d’alliances numériques et de petites batailles électroniques, il m’est apparu finalement que les personnes engagées dans cette action poursuivaient des objectifs très semblables aux miens. “Tutti buona gente, insomma”. Mais aussi tous intelligents, créatifs, avec un fort ego et quelques insécurités, autant de caractéristiques qui ont tendance à compliquer les choses beaucoup plus que de raison – en particulier dans la “non-structure” que Babels souhaite apparemment conserver. Je pense qu’il est très important d’avoir un coordinateur expérimenté, souple et accommodant, comme l’a été Stéph pour nous, quelqu’un capable d’écouter chacun individuellement, mais qui perçoive aussi collectivement les tendances, les besoins et les désirs non exprimés et qui les gère de façon compétente.
  2. Une répartition précise des tâches est fondamentale – respectez-la ! Surtout à cause de ma précédente expérience au FSE 2003, je me rends compte maintenant que, dans ce milieu, j’ai sans cesse essayé de me faire une place précise pour travailler. À Paris, j’ai été parachutée au milieu d’un processus en mouvement où la plupart des informations et des tâches étaient concentrées dans peu de mains, et déléguer était presque impossible. Cette expérience m’a rendue méfiante quant à l’à-peu-près, à la tentative de diluer les responsabilités dans un réseau sans tête. J’étais surtout effrayée à l’idée d’être prise (une fois encore) dans un tourbillon qui m’aurait fait perdre des heures et des heures à faire (a) des choses que d’autres faisaient déjà, ou (b) des choses dont personne n’avait réellement besoin. C’est pourquoi je me suis battue pour que les tâches soient clairement définies pour chacun de nous et j’ai insisté pour que mon rôle, au moins, soit parfaitement clair. J’ai donc vraiment apprécié le fait que Silvia, Stéph et moi soyons arrivées à un accord expérimental sur des équipes de travail organisées par thème, tel que relations politiques, sélection et planification, budget et logistique. La distribution originelle des tâches a changé avec le temps, à mesure que changeaient les situations, personnelles et politiques. Mais nous n’avons pas été capables de respecter strictement le travail de chacun, à l’exception peut-être des trois babelitas en charge des relations politiques, dont les responsabilités n’ont jamais été remises en cause. En ce qui concerne les autres tâches, c’était une espèce de no man’s land : chaque coordinateur a eu l’impression qu’il devait faire des choses qu’on ne lui avait pas demandé de faire, moi y compris à certains moments. Pourtant, dans la plupart des cas, quand j’ai ressenti le besoin d’intervenir dans un autre domaine que le mien, j’ai essayé d’apporter une contribution d’une équipe à l’autre. J’ai, par exemple, envoyé à Silvia et Giulia, chargées au départ de la sélection des interprètes, une sorte d’échelle de classement géographique que j’avais préparée pour elles, basée sur le prix des billets – l’idée était de faire venir autant d’interprètes que possible d’une région proche de l’Équateur. Cet échange entre deux équipes différentes est un des meilleurs exemples auxquels je pense s’agissant d’une véritable coopération au sein du groupe.
  3. L’argent compte vraiment. Un point important à garder présent pour les forums futurs, c’est que l’argent compte vraiment. Pendant toute la préparation du FSA, et tout particulièrement au début, il y avait un tacite dédain pour tout ce qui touchait à l’argent – choisir les interprètes était important, la planification était importante, les relations politiques, c’était génial, mais toute question d’argent (qui paie pour ça ? qui demande au moins 10 000 US$ pour les préparatifs ? combien ça coûte ? de combien est le budget ? etc.) était abordée avec un manqué d’intérêt manifeste. L’argent, la planification budgétaire, la gestion efficace des ressources, tous ces aspects ne sauraient être vus comme allant à l’encontre de la nature et de l’esprit de Babels ; nous avons, comme tout le monde, des factures à payer et nous devons nous organiser pour le faire correctement. De plus, ce n’est pas “ notre ” argent ; c’est l’argent de mouvements sociaux que nous sommes supposés soutenir. Conclusion, essayons de ne pas le gaspiller.
  4. Partagez avec votre équipe toute information utile en votre possession et prenez en compte les informations que d’autres partagent avec vous. Certains rapports détaillés que j’avais préparés et envoyés au groupe n’ont pas été lus par ceux qui auraient dû le faire avant de prendre des décisions qui, à la longue, se sont révélées mauvaises. Je suis sûre que d’autres coordinateurs sont dans le même cas. Il est évident que l’abondance d’informations est un problème pour Babels, à plus forte raison pour les équipes qui travaillent sur des projets ayant des délais précis, tels que les forums. C’est pourquoi il faut toujours avoir en tête ce qui peut réellement être utile pour les autres, et le transmettre de façon claire et concise, le plus rapidement possible. De plus, nous devons tous apprendre à utiliser tous les outils de communication à notre disposition – courriel, pages wikis, forums, chats, mailing lists, bases de données, fichiers Excel, documents Word, sans oublier la possibilité d’organiser des téléconférences, ce qui n’a pas encore été fait. Dans l’équipe de coordinateurs Babels du FSA, le problème de la communication était aggravé par le fait que certains ne maîtrisaient pas ces outils et que d’autres les rejetaient, tout simplement. À cela s’ajoute que tous les coordinateurs n’avaient pas au moins une langue en commun ; par courriel, nous avons essayé d’être bilingues (EN, FR, PT et ES par paires) ; mais à Quito, le français est devenu de facto la langue des babelitas, ce qui excluait Robert (EN, PT, ES) des réunions (EN et ES étaient accessibles à presque tous, voire tous).
    -# Formez une petite équipe pour faire campagne directement avec les participants au forum, dès maintenant. J’étais, avec Stéph, une des oreilles de Babels à la réunion en ligne du Conseil hémisphérique et nous avons lancé un appel à toutes les organisations participantes pour qu’elles coopèrent avec Babels, en les invitant à nous communiquer au moins les langues dans lesquelles leurs orateurs allaient s’exprimer. Nos efforts ont été vains : AUCUNE organisation n’a répondu à notre appel. Je crois qu’il serait très utile que le groupe de travail Babels pour le FSM 2005 forme une équipe uniquement en charge de la liaison avec les participants pour tout ce que nous avons besoin de savoir. Qu’ils nous disent quels seront les orateurs, et en quelle langue ils s’exprimeront ; qu’ils nous envoient d’avance autant de matériel écrit que possible (pour que nous puissions le traduire et le préparer pour les interprètes) ; et – très important pour le FSM au Brésil – que les Brésiliens, organisateurs, participants et orateurs, comprennent combien leurs messages passent mal quand ils décident de parler l’horrible “portugnol.” Ce ne sont que quelques points qu’une telle équipe pourrait aborder, préparant le cœur et l’esprit des participants à ce qui les attend, et soulignant l’importance stratégique de la traduction et de l’interprétation. Nous devons vraiment faire mieux prendre conscience de ce que représente Babels. Et surtout, nous devons essayer de convaincre les participants qu’il est essentiel de nous dire à l’avance quelles seront les langues des orateurs et de nous envoyer aussi leurs textes bien en avance. Jusqu’ici, nous nous sommes limités à des interventions poétiques et à des déclarations politiques aux conférences des forums, juste avant de commencer l’interprétation. Nous devons mieux faire.
  5. Commencez à chercher vos options d’organisation. Il se pourrait qu’il soit très utile de formaliser la création d’un groupe Babels-Brésil, qui puisse ouvrir un compte bancaire et bénéficier d’une carte de crédit. Cette carte serait un atout au moment d’acheter des billets d’avion moins chers ou de réserver des chambres d’hôtel.
  6. Pensez à l’éventualité de louer les services d’un professionnel en gestion du budget et logistique. Ce sont des tâches à plein temps. Je pense qu’environ trois mois avant le forum il serait souhaitable d’embaucher un (ou plusieurs) professionnel(s) (voir la solution FSE 2004). Vous pourriez trouver un ou des avocats ou comptables brésiliens prêts à apporter leur aide professionnelle gratuitement. Dans tous les cas, et cela est très important, il devrait y avoir un ou deux babelitas en charge de ce point, et ils devraient être les uniques interlocuteurs des fournisseurs (agences de voyage, hôtels, etc.) ; Babels devrait aussi mettre ces coordinateurs en contact direct avec les gens du forum qui s’occupent de la logistique.
  7. Les coordinateurs travaillent dur et ont besoin d’être dorlotés. Ils doivent être logés correctement, de manière aussi privée que possible. Ils peuvent être ou non logés avec les interprètes (personnellement, je crois que c’est bien qu’ils soient ensemble), mais cela doit être confortable, pratique et bien équipé. La solution de l’appartement, pour le FSA à Quito, s’est révélée parfaitement adéquate. Une salle à manger/salle de réunion est nécessaire dans le logement des coordinateurs pour les réunions tôt le matin ou tard le soir. Les coordinateurs ont également besoin de bons téléphones portables en état de marche, ainsi que d’argent pour les transports sur place (là où les interprètes peuvent marcher, les coordinateurs doivent souvent se hâter et prendre un taxi) et pour la nourriture (ils mangent souvent à n’importe quelle heure ou reviennent affamés le soir à l’hôtel sans avoir eu le temps de manger), un hôtel avec un bon service d’étage est souhaitable.
  8. Faites arriver les interprètes en avance et efforcez-vous de rembourser leurs frais avant que le forum ne commence, ou à mi-forum, pas à la fin, et encore moins après. Prenez l’argent où il est, en particulier si vous n’avez pas le contrôle du budget. Mais même si vous avez ce contrôle, essayez de rembourser les gens sur place et préparez d’avance une formule à remplir par les interprètes, à laquelle vous joindrez les justificatifs – rappelez-vous les démêlés de six mois avec la Brigade financière après le FSE 2003…

Leda
22 août 2004

(Babels-Transtrad
Edwige F. & Christiane P.)

 
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