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Protocoles Babels

(Date: 29 mai 2005)

Pour organiser des projets, Babels utilise plusieurs outils électroniques et respecte certains protocoles. Les outils et protocoles sont présentés en détail ci-dessous. Cette information n’est utile qui si vous souhaitez participer à l’organisation de projets Babels.

Attention : participer à l’organisation de projets Babels exige du temps libre, de l’assiduité, un accès à internet et la possibilité de s’exprimer aisément en au moins deux langues. Participez si vous en avez la possibilité, mais vous êtes prévenu(e)s : c’est beaucoup de travail !

Si vous souhaitez vous porter volontaire uniquement en tant qu’interprète ou traducteur/traductrice, merci de vous inscrire sur la base de données de Babels et attendez que l’on vous contacte par email.

Outils :
Babels a des listes internes de discussion, une base de données centrale où sont inscrits tous les volontaires, ainsi qu’un forum virtuel, un chat sur internet (Messagerie Instantanée), et un wiki (ou ’tableau virtuel’). Voir ci-dessous pour plus de détails sur comment ces outils sont utilisés pour organiser des projets.

Protocoles :
Babels respecte un certain nombre de protocoles pour garantir un maximum de transparence, d’efficacité, de responsabilisation et de respect des données personnelles de tous.


- Protocole pour la Communication
- Protocole pour l’usage de la base de données Babels
- Protocole pour les listes internes de discussion de Babels


Protocole pour la Communication

Ce document résume la manière avec laquelle Babels procède en termes de communication interne et externe. Le but est de maximiser la transparence et la responsabilisation, d’éviter des controverses stériles par email, et d’augmenter le nombre de personnes participant à chaque projet Babels.

Préambule : La transparence et la confiance sont les bases de toute communication

A chacune des étapes du protocole, des règles de base de transparence doivent être systématiquement respectées :
- tout organisateur/ organisatrice de projet doit communiquer régulièrement toute l’information adéquate à ses co-organisateurs sur ce qu’il/elle est en train de faire. Ceci afin de garantir la transparence et des prises de décision collectives.
- chaque projet doit communiquer régulièrement des rapports d’avancement du projet à l’ensemble de la communauté Babels (voir étape 7). Les décisions politiques doivent être précisées et expliquées, et les progrès bien documentés : même si chaque projet jouit d’une large autonomie, chaque projet est "tenu pour responsable" vis-à-vis du reste du réseau.

Etape 1 : EMAIL : On fait appel à Babels

info(@)babels.org (ou quiconque dans Babels) reçoit une demande de participation pour un nouveau projet. Le cas échéant, celui ou celle qui reçoit cette première demande réclame plus d’informations pour que les autres Babelistas puissent comprendre de quoi il s’agit, sans entrer toutefois dans des détails bureaucratiques. Voici une liste incomplète de ce qu’il peut être utile de savoir (cette liste est un exemple, il est inutile d’aller plus en détail dans cette étape : le but est d’avoir une idée d’ensemble du projet) :
- de quel événement s’agit-il ? qui l’organise ? une ou plusieurs organisations ? l’événement est-il public ou privé ?...
- quel est le nombre de participants ; le nombre d’interprètes / traducteurs nécessaires ; les langues nécessaires...
- quand et où doit se tenir l’événement ?...
- pourquoi les personnes se sont-elles adressées à Babels ? qu’ont-elles proposé à Babels ? à quoi ressemble le budget et qui est responsable ?...

Etape 2 : LISTE DE DISCUSSION : consultation rapide et premières propositions formulées par email

Info(@)babels.org (ou quelqu’un d’autre) fait suivre toutes ces informations à la liste générale de discussion babels(@)babels.org. Cette liste de discussion est la liste générale de tous ceux/celles qui souhaitent participer à l’organisation de projets Babels.
babels(@)babels.org est ouverte à tous ceux/toutes celles qui souhaitent s’y inscrire, et il y a des archives de la liste pour permettre à tout nouvel arrivant de suivre les discussions qui viennent d’avoir lieu sur la liste. Rappel : cette liste est réservée aux personnes désirant participer à l’organisation de projets.

On recommande à la personne qui fait suivre l’information d’inclure une première évaluation du projet en question : soit il/elle pense que c’est un projet qui est intéressant pour Babels, soit il/elle pense que c’est un projet qui ne devrait pas être organisé par Babels mais qui pourrait intéresser des gens dans Babels. Cette première évaluation peut être très rapide, mais elle permet de lancer rapidement un débat sur le projet.

Si c’est un projet que la personne pense être intéressant pour Babels, tout le monde est libre de réagir sur le projet en utilisant la liste de discussion, pour peser le pour et le contre de la participation de Babels, à condition que chaque email propose des critiques constructives, ou des propositions concrètes.

Si c’est un projet que la personne pense n’être pas pour Babels mais qu’il pourrait intéresser des gens dans Babels, il/elle devrait donner ses raisons en utilisant la liste de discsussion. Tout le monde est libre de réagir et de voir si le projet ne mérite pas une réévaluation. Si au bout de deux jours personne n’a manifesté d’intérêt, le projet doit être mis sur le forum avec un mot reproduisant les raisons pour lesquelles il a été "rejeté" comme projet Babels. Dans ce cas, la discussion sur la liste est close : si quelqu’un est intéressé(e) par le projet, il/elle peut utiliser le forum pour se mettre en contact avec les organisateurs, etc., sans que ce projet soit un ’projet Babels’.

Si le projet est soutenu par quelques personnes sur la liste, mais vivement contesté par d’autres, soit on arrive à un consensus et certaines personnes sont autorisées par les autres à poursuivre le projet soit il n’y a aucun consensus, auquel cas le débat doit se poursuivre sur le forum. Une fois le projet transféré sur le forum, quiconque peut se mettre en contact avec les organisateurs pour se porter volontaires à titre individuel, sans que ce projet soit un ’projet Babels’.

En fonction de la nature du projet, le temps alloué aux discussions sur la participation de Babels ne devrait pas dépasser 2 semaines. Après cette période, une réponse officielle devrait être envoyées aux personnes à l’origine du projet par quiconque a reçu la proposition de projet initiale. La réponse doit dire, en gros : "Oui, Babels s’en occupe" ou "Non, Babels n’en veut pas, mais toutes les informations sur votre événement sont sur le forum pour que les volontaires puissent vous contacter directement s’ils souhaitent participer en leur nom propre, et pas en tant que membres de Babels".

Si, après 2 semaines, personne n’a réagi sur les listes de discussion sur le nouveau projet, le projet proposé est considéré comme ayant été "acceptée". Cependant, un dernier message sera envoyé à la liste pour rappeler à tous qu’un nouveau projet était à l’étude, et que si personne ne manifeste son opposition, la proposition sera considérée comme ayant été avalisée 48 heures après l’envoi de ce dernier email.

Etape 3 : WIKI et CHAT : rédaction d’une description du projet et d’un appel à volontaires

Si le projet a recueilli l’assentiment de la liste de discussion babels(@)babels.org (en d’autres termes, si personne n’a donné de bonnes raisons pour lesquelles elles s’opposent à la participation de Babels), alors ceux/celles qui ont manifesté leur intérêt dans le projet peuvent commencer à travailler dessus. Pour ce faire, une description du projet doit être rédigée en utilisant le wiki, avec toutes les informations nécessaires (à la fois logistiques et politiques : expliquant le comment, qui, etc., mais également le pourquoi...), ainsi qu’un appel à volontaires. Le wiki est un outil collaboratif permettant de rédiger des documents à plusieurs.

A la fin de ce processus, il devrait y avoir un document présentant le projet à tout le monde. Ce document sera publié sur le site de Babels. Il devrait également y avoir un appel à volontaires (avec, dans la mesure du possible, des critères de sélection précis). Bien entendu, les deux documents peuvent être réunis en un seul.

Dans les cas où un projet semble intéressant mais personne ne s’est porté volontaire pour organiser ledit projet, il est recommandé de mettre toute l’information sur le forum pour que tous puissent y avoir accès, en expliquant que le projet a besoin de volontaires pour le mettre en œuvre. Si la communauté babels(@)babels.org n’y voit pas d’inconvénient, un message peut être envoyé sur la base de données pour faire un appel à des organisateurs/ organisatrices volontaires pour ledit projet.

Téléchargez un guide d’utilisateur pour le wiki de Babels (en anglais) :

PDF - 249.4 ko
Wiki Userguide (EN)

Le chat Babels peut également servir aux organisateurs/ organisatrices de projet pour discuter du projet.

Etape 4 : SITE INTERNET : mise en ligne du projet sur le site

Ces documents sont ensuite mis en ligne sur le site officiel de Babels pour que tous puissent y avoir accès. Ces documents servent non seulement à informer, mais comme ils constituent également des archives de ce que Babels a fait, il est important qu’ils soient disponibles en plusieurs langues.
Le cas échéant, une nouvelle adresse contact est créée pour que les gens puissent s’y adresser pour obtenir plus d’informations sur le projet. Les organisateurs/ organisatrices du projet auront à charge de répondre aux messages envoyés à cette adresse contact.

Téléchargez un guide d’utilisateur pour les administrateurs du site Babels (en anglais) :

PDF - 247.5 ko
Website Userguide (EN)

Etape 5 : BASE DE DONNÉES : ajout du projet sur la base de données et envoi d’un message aux volontaires pour leur demander de s’y inscrire

Une nouvelle liste correspondant à ce projet particulierest ajoutée à la base de données Babels. L’appel à volontaires (préalablement rédigé sur le wiki puis copié sur le site web) est envoyé par email par la base de données à tous les volontaires inscrits sur ’Info Babels’. Cet appel peut être envoyé suivant plusieurs critères en fonction des besoins du projet. Par exemple, si le projet concerne l’Italie, l’appel peut n’être envoyé qu’aux personnes résidant en Italie. Les volontaires qui recoivent l’email peuvent alors s’inscrire au nouveau projet si ils/elles le souhaitent.
Les persones qui commencent à organiser le projet travaillent ensuite avec les volontaires qui se sont inscrits à la liste du projet. Ceci garantit la protection de la vie privée des personnes : vous n’êtes pas autorisé(e)s à contacter personnellement quiconque n’a pas dit explicitement qu’il/elle était intéressé(e) par le projet. Les personnes expriment leur intérêt dans un projet en s’inscrivant à la liste correspondant audit projet (ou en s’adressant aux organisateurs/ organisatrices en écrivant à l’email contact).
Voir le Protocole sur l’Utilisation de la Base de Données pour comprendre en détail comment la base de données doit être utilisée par les organisateurs de projet.

Etape 6 : FORUM : discussion du projet sur le forum

Un nouveau sujet est créé sur le forum pour tous ceux désireux de discuter d’un aspect du projet, pour partager des informations, etc.
Si le projet a été rejeté ou critiqué dès les premières étapes, alors les arguments sont réproduits sur le forum pour que tous puissent y avoir accès et pour que tous puissent tirer leur propres conclusions. A partir de ce moment-là, s’il n’y a aucun consensus concernant la participation officielle de Babels dans ce projet, tout le monde est libre de contacter les organisateurs ou les autres personnes intéressées par le projet pour se porter volontaires à titre individuel, et pas en tant que membres de Babels. Le forum est un espace ouvert de discussion et de prise de décision personnelle : si les gens souhaitent participer à un projet auquel s’opposent beaucoup de personnes dans Babels, elles sont libres de le faire, du moment qu’elles le font à titre individuel, et pas en tant que membres de Babels.

Etape 7 : SITE INTERNET et BABELOG : rédaction et mise en ligne de rapports

Si le projet est mis en œuvre en tant que projet Babels, il est important de publier un (ou plusieurs) rapport(s) sur le site internet une fois le projet terminé, afin de documenter la mise en œuvre et les leçons que l’on peut tirer du nouveau projet. Pour rédiger les rapports, on utilise le wiki et le forum, et les rapports définitifs (en plusieurs langues) sont mis en ligne pour qu’ils soient à la disposition de tous. Si des nouveaux projets sont nés du projet qui vient de se terminer, alors tout le processus de consultation doit être repris à zéro. Ceci afin de garantir que tous soient informés de l’existence de nouveaux projets.

Des rapports plus personnels (et beaucoup de photos) peuvent être mis en ligne sur le baBeLOG.


Protocole pour l’usage de la base de données Babels

Ce protocole augmente la transparence et la responsabilisation des organisateurs de projet Babels dans l’utilisation des données personnelles. Ce protocole augmente également le pool de volontaires disponibles pour les petits projets, tout en gardant le processus d’inscription simple et clair pour tous.

Résumé du Protocole :

  1. un nouveau projet est créé. Voir le Protocole de Communication pour plus de détails.
  2. Babels-Tech créé une nouvelle liste orientée-projet et un nouvel administrateur orienté-projet. Ce projet doit avoir des dates butoir (le cas échéant), pour savoir à partir de quel moment il n’est plus utile de recruter de nouveaux volontaires. Par exemple, si un forum se termine le 31 mars, le projet doit se terminer le 31 mars, et la liste doit être retirée de la page d’inscription à cette date (ce qui ne signifie pas que la liste elle-même est supprimée). Le projet doit également être clairement décrit sur la page d’inscription.
  3. les administrateurs/ administratrices de la liste générale envoient un message aux volontaires inscrits sur la liste générale (’Info Babels’) pour leur expliquer qu’un nouveau projet a été créé, et que des volontaires doivent s’inscrire sur ce nouveau projet si ce projet les intéresse.
  4. le projet est organisé par l’admin orienté-projet avec la liste orientée-projet. Cette liste permet de contacter les volontaires qui choisissent de s’inscrire au nouveau projet (i.e. à la nouvelle liste). L’administrateur orienté-projet peut accéder au fichiers avec les données personnelles des volontaires.
  5. une fois le projet terminé, la liste est retirée de la page d’inscription, et l’administrateur orienté-projet est supprimé peu de temps après. Si le projet prend une nouvelle forme, alors un nouveau projet doit être créé, afin de permettre à plus/d’autres personnes de se porter volontaires, et le protocole doit être intégralement appliqué à nouveau.

Télécharger un guide d’utilisateur pour la base de données (en anglais) :

PDF - 203.9 ko
Database Userguide (EN)

La version intégrale du protocole est disponible sur le wiki.


Protocole pour les listes internes de discussion de Babels

Ce document résume la manière avec laquelle Babels travaille en matière de communication interne. Le but est d’accroître la transparence et l’accessibilité, tout en protégeant des données personnelles de personnes sans scrupules. Ce document n’est pas un guide d’utilisateur.

AVERTISSEMENT : ce protocole s’adresse uniquement aux personnes souhaitant participer à l’organisation d’événements. Si vous souhaitez vous porter volontaire uniquement comme interprète et/ou traducteur/traductrice, il ne faut PAS s’inscrire aux listes évoquées ci-dessous. En revanche, allez vous inscrire sur la base de données Babels. Les listes internes de discussion sont réservées aux personnes souhaitant organiser, souvent plusieurs mois à l’avance, un projet Babels.

Introduction

Babels utilise des listes de discussion pour préparer des événements. On va faire référence aux listes avec leur nom, pas toute l’adresse (par exemple : la liste babels-de se réfère à babels-de @ babels.org, qui est la mêmechose que babels-de @ lists.babels.org). Babels utilise plusieurs types de listes :

listes publiques de contact
Exemple : babels-ar, babels-el, babels-fr, fsesf, info, transtrad, voc...
Ces listes correspondent aux ’emails contact’ à qui tout volontaire peut écrire avec ses questions, ou encore à l’adresse à qui ils/elles s’adressent pour répondre à un appel. En réalité, ces ’emails contacts’ ne sont pas des emails mais des listes. En principe, ces listes ne sont pas des listes de discussion. Cependant, si un groupe projet souhaite utiliser cette liste comme liste de discussion en plus de liste ’contact’, il peut le faire.

listes-projet privées
Exemple : babels, esf06, caracas06...
Ces listes sont utilisées par des organisateurs/organisatrices pour discuter de leur projet, sans être gêné(e)s par des messages venant de l’extérieur (spam). Il s’agit de listes de discussion. Seul les personnes inscrites sur ces listes peuvent envoyer des messages sur ces listes.

listes recevant des emails d’autres listes
Exemple : esf-listas, ci-listas, fsmed-listas...

Ces listes sont utilisées pour recevoir des emails de listes de diffusion extérieures à, et distinctes de, Babels. Elles servent d’archives des emails envoyés par des listes officielles de diffusion. Par défaut, les personnes inscrites sur ces listes ne peuvent pas envoyer de messages à la liste.

Protocole

Création et suppression d’une liste
Une liste est créée en fonction des besoins d’un projet Babels. Chaque projet peut disposer de plusieurs listes, si besoin est. Toutes les listes sont créées par Babels-Tech. Envoyez un email à babels-tech @ babels.org avec votre demande, une description de l’objet de la liste, et toute information utile. La création d’une liste dépend de l’acceptation d’un projet, voir ’Protocole pour la Communication’.
Une fois le projet achevé, la liste doit être supprimée. Contactez Babels-Tech pour vous aider à supprimer la liste.

Administration et modération d’une liste
Chaque projet est responsable de la gestion et modération de sa/ses liste(s). Les organisateurs/ organisatrices de projet peuvent déléguer la tâche ingrate d’administration et/ou de modération de la liste à une ou plusieurs personnes. L’administration et/ou la modération de la liste consiste à vérifier et changer la configuration de la liste, à inscrire/ désinscrire des emails, ainsi qu’à filtrer des emails envoyés à la liste (en général du spam qu’il faut effacer, parfois de vrais emails qui sont en attente de modération pour une raison ou une autre).
Si les modérateurs ou les administrateurs de listes ont un comportement répréhensible, il faut en informer immédiatement Babels-Tech. Si les modérateurs ou les administrateurs de listes semblent avoir abandonné leur poste, il faut en informer Babels-Tech de manière à ce que l’administration de la liste puisse être déléguée à une nouvelle personne.

Envoi d’un appel à volontaires
Lorsqu’un projet est prêt à envoyer un appel à volontaires, il est important de vérifier que le champ "reply-to" ("répondre à") contient l’adresse de contact pour ledit projet. Sans cela, toutes les réponses sont envoyées à babels-tech, ce qui inonde cette liste déjà bien chargée et ce qui signifie que les réponses risquent de se perdre — babels tech peut faire suivre les réponses, mais il n’est pas toujours évident de savoir à qui s’adresser, et certaines réponses peuvent se perdre dans la nature, et c’est un travail ingrat, pénible et inutile qui nous fait perdre beaucoup de temps. Merci d’en tenir compte.

Respect de la vie privée

Les listes peuvent et doivent être protégées.

Accès à la liste des personnes inscrites (communément appelée ’roster’)
Par défaut, le ’roster’ n’est accessible qu’aux personnes inscrites sur la liste. Ceci est destiné à protéger les emails des personnes inscrites des spambots (robots spam). Dans quelques rares cas, comme les listes qui recoivent des emails d’autres listes, le ’roster’ n’est pas accessible : il est inutile de savoir qui se trouve sur la liste, car ces listes ne sont que des listes à sens unique (lecture seule).

Accès aux archives
Par défaut, les archives sont privées. Ceci est destiné à protéger des données potentiellement sensibles et contenues dans les emails des moteurs de recherche (google, yahoo, etc.).
Exemple : babels-ww envoie un appel à volontaires pour le Forum Social à WW. Les volontaires répondent en envoyant à la liste leur nom, téléphone, adresse. Si les archives étaient publiques, toutes ces données seraient accessibles par n’importe quel moteur de recherche.

Inscription à la liste générale ’babels’

La liste ’babels’ est ouverte à toutes les personnes qui s’intéressent à Babels et qui souhaitent prendre plus de temps pour aider à organiser des projets Babels. C’est la seule liste qui permet à tout moment des échanges d’informations au niveau international. Elle peut être très active et il faut parfois plusieurs semaines d’entraînement pour saisir le sens des débats sur la liste ! C’est la liste de discussion centrale de Babels : on l’utilise pour discuter et annoncer des questions importantes concernant Babels. Si vous êtes inscrit(e) à d’autres listes internes de discussion, il est vivement conseillé de vous inscrite également sur cette liste.

Toutes les listes internes de discussion Babels, réservées aux organisateurs/ organisatrices de projet, sont disponibles ici : http://http://listes.babels.org/sym...

 
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