babels logo
| | | |
Agenda
+ Babels meetings

Event-related
+ European SF
+ World Social Forum
+ FAME 2012 Alternative World Water Forum
+ Babels Intl. Meeting
+ Archives

Localised
+ Egypt
+ Nederland
+ Argentina
+ Brasil
+ Colombia
+ France
+ Italia
+ México
+ Perú
+ Uruguay
+ Tunisie

Long-term
+ Interpretation equipment
+ SitPrep didactic DVDs
+ Transtrad
+ Lexicons

Participate with Babels!
+ Deutsch
+ English
+ Español
+ Français
+ Italiano
+ Português
+ ελληνικά
+ Pусский
+ Română
+ Hrvatski
+ Magyar
+ Nederlands
+ Polski
+ Català
+ Latviešu


 Homepagina > Participate with Babels! > Nederlands

[ de el en es fr hr hu it nl pl pt ro ]

Babels Protocols

(Datum: 29 september 2005)

Dit document vat samen hoe Babels te werk gaat op vlak van interne en externe communicatie. De bedoeling is de transparantie en [verantwoordelijkheid] te doen toenemen, nutteloze discussies via email te vermijden, en zoveel mogelijk mensen te betrekken bij elk project dat Babels onderneemt.

Opgelet: gelieve er rekening mee te houden dat het organizeren van Babels projecten tijd in beslag neemt, toewijding vraagt, toegang tot internet vergt en het vlot hanteren van minstens twee talen veronderstelt.

Indien u enkelvrijwillig kandidaat bent als tolk of vertaler, gelieve u dan in te schrijven in het Babels gegevensbestanden te wachten tot u gecontacteerd wordt via email.

Werkmiddelen:
Babels beschikt over interne mailing lists, een centraal gegevensbestand waarin alle vrijwilligers geregistreerd staan, alsook over een online discussieforum, een web-based chat (Instant Messaging), en een wiki (t.t.z. een ’virtueel prikbord’). U vindt hieronder meer info over hoe deze middelen gebruikt worden bij het organiseren van projecten.

Protocols:
Babels volgt een aantal protocols teneinde een maximale transparantie, efficiëntie, [verantwoordelijkheid] en respekt voor de privésfeer te verzekeren.


- Communicatie Protocol
- Het gebruik van het Babels gegevensbestand: protocol
- Protocol omtrent de interne Babels Mailing Lists


Communicatie Protocol

Dit document vat samen hoe Babels te werk gaat op vlak van interne en externe communicatie. De bedoeling is de transparantie en [verantwoordelijkheid] te doen toenemen, nutteloze discussies via email te vermijden, en zoveel mogelijk mensen te betrekken bij elk project dat Babels onderneemt.

Inleiding: Transparantie en vertrouwen als basis voor communicatie

Bij elke fase van het protocol worden constant een aantal essentiële transparantie regels in acht genomen:
- van elke projectleider wordt verwacht dat hij/zij regelmatig alle relevante informatie in verband met waar hij/zij mee bezig is, doorgeeft aan collega’s. De bedoeling is de transparantie te garanderen en het collectief nemen van beslissingen mogelijk te maken.
- per project wordt verwacht dat regelmatig verslag wordt uitgebracht van de evolutie van het project naar de hele gemeenschap toe (zie fase 7). Politieke beslissingen moeten in detail uitgelegd en verklaard worden, en de evolutie moet via documentatiemateriaal aangetoond worden: elk project geniet duidelijk een grote mate van autonomie, maar desalniettemin moet elk projekt ‘rekenschap’ afleggen ten opzichte van de rest van het netwerk.

Fase 1: EMAIL: aanvraag tot samenwerking met Babels

info(@)babels.org (of iemand van Babels) ontvangt een aanvraag tot samenwerking met Babels voor een nieuw project. Indien nodig vraagt de persoon bij Babels die het eerst gecontacteerd werd meer info over het project voor andere [Babelisten], zonder al te sterk in detail te gaan. Een onvolledigelijst van wat handig kan zijn om weten (het is onnodig meer te detailleren tijdens deze eerste fase; belangrijk is een algemeen beeld te hebben van waar het project over gaat; deze lijst is louter bedoeld als voorbeeld):
- waar gaat het evenement om? wie organiseert het? éen of meerdere organisaties? gaat het om een privé of publiek evenement?...
- aantal verwachtte deelnemers: aantal tolken/vertalers die nodig zijn; vereiste talen...
- waar gaat het evenement door? wanneer speelt het zich af?...
- waarom werd Babels gecontacteerd? hoe zou u voorstellen dat Babels met u samenwerkt? Over welk budget beschikt u en wie is verantwoordelijk?...

Fase 2: MAILING LISTS: korte raadpleging en eerste voorstel via email

Info(@)babels.org (of iemand anders) stuurt al deze informatie door naar de algemene Babels mailing list babels(@)babels.org. Deze mailing list is de algemene lijst van alle mensen die hun bijdrage willen leveren aan de organisatie van Babels projecten.
babels(@)babels.org staat open voor ieder die er zich wil op inschrijven. Archieven van de mailing list met alle vroegere discussies staan ter beschikking van iedere nieuwkomer. Ter herinnering: deze lijst is enkel bestemd voor mensen die willen deelnemen aan de organisatievan projecten.

Er wordt aan de persoon die de informatie doorstuurt aangeraden er een eerste evaluatie bij van wat hij/zij van het project vindt, bij te voegen: ofwel vindt hij/zij dat het een interessant project voorBabels is, ofwel vindt hij/zij dat het een project is dat best nietdoor Babels georganiseerd wordt, maar dat toch sommige mensen vanBabels kan interesseren. Deze eerste evaluatie kan heel beknopt zijn, maar is sowieso handig voor het lanceren van een discussie over het project.

Als hij/zij van mening is dat het project interessant zou kunnen zijn voorBabels, dan staat het elkeen vrij via de mailing list te reageren op het project om de voor- en nadelen van de deelname van Babels af te wegen, op voorwaarde dat elke email opbouwende kritiek levert, of concrete voorstellen doet.

Als hij/zij van mening is dat het project nietinteressant is voor Babels, maar dat het mensen vanBabels zou kunnen interesseren, dan wordt verondersteld dat er redenen gegeven worden waarom de mailing list gebruikt wordt. Iedere persoon kan dan indien gewenst reageren en bekijken in welke mate het de moeite loont het project een tweede keer te evalueren. Wanneer na twee dagen niemand enige interesse betoont, dan wordt het project op het discussieforum geplaatst met de vermelding van de redenen waarom het ‘verworpen’ werd als Babels project. Vanaf dan is er geen discussie meer op de mailing list: wie toch geïnteresseerd is in het project, kan het discussieforum gebruiken om contact op te nemen met de organisatoren enz., zonder dat het dan om een ‘Babels project’ gaat.

Wanneer het project goedgekeurd wordt door sommige personen van de mailing list, maar hevig betwist wordt door anderen, dan wordt ofwel een akkoord bereikt en staan een aantal mensen toch toe dat anderen het project aanvaarden, ofwel komt men niet tot een akkoord, en dan wordt het debat verder gezet via het discussieforum. Eens een projectvoorstel op het discussieforum terecht komt, kunnen mensen altijd de organisatoren contacteren op een vrijwillige basis, zonder dat het om een ‘Babels project’ gaat.

Afhankelijk van de aard van het project, mag de periode waarin de deelname van Babels besproken wordt niet langer zijn dan twee weken. Eens die tijd verstreken is, moet er een officieel antwoord gestuurd worden naar de projectindieners door de persoon die het project als eerste voorstelde aan Babels. Het antwoordt moet in essentie hierop neerkomen: “Ja, Babels aanvaardt het project” of ‘Nee, Babels aanvaardt het project niet, maar alle info omtrent uw evenement staat op het discussieforum zodat vrijwilligers u rechtstreeks kunnen contacteren indien zij in eigen naamwillen samenwerken, en niet als Babels medewerker".

Wanneer na twee weken tijd niemand van de mailing list op het nieuwe projectvoorstel gereageerd heeft, dan wordt dat voorstel beschouwd als zijnde “aanvaard”. Een laatste bericht zal dan echter verstuurd worden naar de mailing list om iedereen eraan te herinneren dat een nieuw projectvoorstel in overweging werd genomen, en dan indien er geen bezwaarwordt aangetekend, het voorstel 48 uur na het verzenden van deze laatste mail aanvaard zal worden.

Fase 3: WIKI en CHAT: opmaak van projectbeschrijving en oproep tot vrijwilligers

Indien het project werd goedgekeurd door de babels(@)babels.org mailing list (met andere woorden, als niemand een duidelijke reden heeft aangegeven waarom hij/zij tegen de deelname van Babels is), dan kunnen de personen die hun interesse hebben laten blijken, het project daadwerkelijk opstarten. Hiervoor moet een projectbeschrijving opgesteld worden aan de hand van wiki, die alle noodzakelijke informatie moet bevatten (zowel logistiek als politiek: hoe, wie, enz., maar ook waarom), alsook een oproep aan vrijwilligers. Wiki is een instrument dat toelaat samen te werken en dat het opstellen van collectieve documenten vergemakkelijkt.

Op het einde van de procedure moet er een document opgemaakt zijn dat het project aan iedereen voorstelt. Dat document wordt dan gepost op de Babels website. Verder is er een tweede document dat de vrijwilligers oproept (en dat zo exact mogelijke criteria bevat). Maar beide documenten kunnen natuurlijk ook samengevoegd worden in één enkel document.

In het geval dat het project interessant lijkt maar dat niemand zich spontaan voorstelt als projectleider, is het raadzaam alle informatie op het discussieforum te plaatsen, zodat iedereen op de hoogte is, en eraan toe te voegen dat dit project op zoek is naar een projectleider. Indien de babels(@)babels.org gemeenschap geen bezwaar ertegen heeft, kan ook een bericht naar de gegevensbank gestuurd worden met een oproep voor nieuwe projectleiders voor dit project.

Voor het downloaden van de gebruiksaanwijzing voor Babels wiki:

PDF - 249.4 kB
Wiki Userguide (EN)

De Babels chat kan ook gebruikt worden door projectleiders om over het project te communiceren.

Fase 4: WEBSITE: het project werd op de website geplaatst

Al deze documenten worden vervolgens op de officiële Babels website geplaatst, zodat iedereen ervan op de hoogte is. Aangezien deze documenten niet enkel informatief zijn, maar ook deel uitmaken van het archief van wat Babels aan projecten heeft uitgevoerd, is het belangrijk dat ze in verschillende talen zijn opgesteld.
Indien nodig wordt een nieuw contactadres aangemaakt waar mensen zich kunnen toe richten als ze op zoek zijn naar meer informatie over een project. De projectleiders zijn dan verantwoordelijk voor het beantwoorden van de emails die naar dit contactadres verzonden werden.

Voor het downloaden van de gebruiksaanwijzing voor Babels websitebeheerders:

PDF - 247.5 kB
Website Userguide (EN)

Fase 5: DATABASE: het project wordt in de gegevensbank geplaatst en een bericht wordt verzonden naar de vrijwilligers met de vraag zich erop in te schrijven

Een nieuwe lijst voor dit specifieke project wordt in deBabels database opgenomen. De oproep voor vrijwilligers (die voordien via wiki werd opgesteld en dan gecopieerd werd naar de websie) wordt verzonden via de gegevensbank van vrijwilligers bij ’Info Babels’. Afhankelijk van het project worden aan de oproep verschillende criteria toegevoegd. Bevoorbeeld wanneer het gaat om een project in Italië, dan wordt de oproep eventueel enkel verzonden naar de vrijwilligers die in Italië wonen. De vrijwilligers die de email ontvangen kunnen zich vervolgens, indien ze geïnteresseerd zijn, inschrijven op het nieuwe project.


De persoon verantwoordelijk voor de organisatie van het project werkt vanaf dan met de vrijwilligers die zich op de projectlijst ingeschreven hebben. Op die manier blijft de privacy van de deelnemers gerespecteerd: u kan onmogelijk persoonlijk mensen contacteren die geen duidelijkje interesse in het project hebben vertoond. En mensen laten hun interesse in een project blijken door zich op de projectlijst in te schrijven (of door een email te sturen naar het contactadres).

Zie verder het Protocol voor Gebruik van de Database om in detail te begrijpen hoe de projectleiders met de gegevensbank moeten omgegaan.

Fase 6: FORUM: het project wordt verder besproken in het discussieforum

Een nieuw discussie onderwerp wordt op het forum gecreëerd voor iedereen die één of ander aspect van het project wil bespreken, informatie wil meedelen, enz.

Indien het project tijdens vorige fases verworpen werd of ter discussie bleef staan, dan worden alle argumenten opnieuw op het forum gepubliceerd, zodat iedereen ze in overweging kan nemen en voor zichzelf de nodige conclusies kan trekken. In deze fase 6 blijft het dus mogelijk dat, wanneer geen algemene consensus werd bereikt omtrent een officiële deelname van Babels in het project, geïnteresseerden toch contact kunnen opnemen met de organisatie van het project en als vrijwilliger in eigen naam, en niet in de naam van Babels, aan het project kunnen deelnemen.
Het forum is dus een open ruimte voor discussie en persoonlijke besluitvorming: indien mensen willen deelnemen aan een project waar veel mensen bij Babels een bezwaar tegen hebben, dan staat het hen dus volledig vrij dat te doen, zolang deze deelname gebeurt op persoonlijke basis, en niet als Babels medewerker.

Fase 7: WEBSITE en BABELOG: verslagen worden opgesteld en online gepubliceerd

Wanneer het project aanvaard wordt als Babels project, dan is het van essentieel belang dat een verslag (of meerdere verslagen) aan de website worden toegevoegd eens het project is afgewerkt, zodat men er de details van de uitvoering van het project kan terugvinden, net zoals de eventuele lessen die uit dit nieuw project kunnen getrokken worden. Wiki en het forum worden gebruikt om deze verslagen op te stellen. De definitieve versies ervan worden dan (in verschillende talen) op de website geplaatst, zodat iedereen ze kan consulteren. Wanneer ditzelfde project, eens het afgewerkt is, uiteindelijk aanleiding geeft tot nieuwe projecten, dan moet de volledige procedure voor de goedkeuring van een project opnieuw doorlopen worden. Dit garandeert immers dat iedereen op de hoogte is van het bestaan van nieuwe projecten.

Verslagen die meer persoonlijk van aard zijn (en een heleboel foto’s) kunnen eveneens gepubliceerd worden, en dat op baBeLOG.


Protocol voor het Gebruik van de Database

De bedoeling van dit protocol is de transparantie en [verantwoordelijkheid] van Babels projectleiders ten aanzien van het gebruik van de persoonlijke gegevens van deelnemers te doen toenemen. Dit protocol breidt ook de pool van beschikbare vrijwilligers voor kleine projecten uit, terwijl de registratieprocedures duidelijk en eenvoudig blijven voor iedereen.

Samenvatting van het Protocol:

  1. nieuw project wordt gecreëerd. Zie Communicatie Protocol voor meer details.
  2. Babels-Tech creëert een nieuwe projectlijst en een nieuwe project-specifieke administratie. Het project moet deadlines vermelden (indien van toepassing), zodat we weten vanaf wanneer het geen zin meer heeft om nog nieuwe vrijwilligers aan te werven. Bevoorbeeld, wanneer een forum eindigt op 31 maart, dan moet het project afgewerkt zijn op 31 maart, en dan moet de projectlijst weggehaald worden van de registratiepagina op die datum (wat niet betekent dat de lijst zelf wordt geannuleerd). Het project moet ook duidelijk beschreven worden.
  3. de algemene administratie stuurt een bericht naar de vrijwilligers die ingetekend staan op de algemene mailing list (’Info Babels’) om hen ervan op de hoogte te brengen dat een nieuw project gecreëerd werd, waarop men zich kan inschrijven indien men geïnteresseerd is
  4. het project wordt georganiseerd door de project-specifieke administratie via de project-specifieke mailing list. Deze projectlijst wordt gebruikt om de vrijwilligers die willen deelnemen aan het project en zich op deze lijst hebben ingeschreven, te contacteren. De project-specifieke administratie kan dan de dossiers van de verschillende vrijwilligers in detail bekijken.
  5. van zodra het project is afgewerkt, wordt de projectlijst van de registratiepagina gehaald, en wordt de project-specifieke administratie kort nadien opgeheven. Indien het project nadien een nieuwe vorm aanneemt, dan moet een nieuw project gecreëerd worden, zodat meer of andere mensen zich als vrijwilliger kunnen aanbieden, en moet het volledige protocol opnieuw toegepast worden.

Het volledige protocol is beschikbaar op wiki.


Protocol voor Interne Babels Mailing Lists

Dit document geeft een overzicht van hoe Babels werkt in termen van interne communicatie. De bedoeling ervan is de transparantie en toegankelijkheid te bevorderen, en tegelijk alle persoonlijke gegevens te beschermen tegen inmenging van niet bevoegde personen. Dit document is geen gebruiksaanwijzing.

OPGELET: dit protocol geldt enkel voor mensen die willen deelnemen aan de organization van evenementen. Indien u enkel wil deelnemen als vrijwillige tolk en/of vertaler, gelieve u dan NIET in te schrijven op één van de volgende lijsten. U kan zich in plaats daarvan wenden tot de Babels database. De interne discussielijsten zijn enkel bestemd voor wie wil een Babels project, vaak maanden op voorhand, wil organiseren.

Inleiding

Babels gebruikt mailing lists om evenementen voor te bereiden. We verwijzen naar een specifieke lijst door enkel de naam ervan te vermelden, en niet het hele adres (bevoorbeeld: de ‘babels-de’ lijst verwijst naar babels-de @ babels.org, wat hetzelfdeis als babels-de @ lists.babels.org). Babels gebruikt verschillende soorten lijsten:

open contactlijsten
Bevoorbeeld: babels-ar, babels-el, babels-fr, fsesf, info, transtrad, voc...
Deze komen overeen met de ’contact emails’ waar vrijwilligers kunnen naar schrijven indien ze vragen hebben, of met de adressen waar ze zich toe richten wanneer ze reageren op een oproep. In feite zijn deze ’contact emails’ echter mailings lists, en geen email adressen. In principe zijn deze lijsten nietbedoeld voor discussies. for discussion. Wanneer één of andere groep die werkt op een project deze lijsten echter toch als discussielijsten wil gebruiken, naast hun funktie als ’contact’ lijsten, dan staat het hun vrij dit te doen.

gesloten projectlijsten
Bevoorbeeld: babels, esf06, caracas06...
Deze lijsten worden gebruikt door projectleiders om zaken te bespreken die verband houden met hun project, zonder dat inmenging van buitenaf (spam). Het gaat hier dus daadwerkelijk om discussielijsten. Alleen wie geregistreerd is op deze lijsten, kan er berichten naar sturen.

lijsten die emails ontvangen van andere lijsten
Bevoorbeeld: esf-listas, ic-listas, fsmed-listas...

Deze lijsten worden gebruikt om emails van buitenaf, dus van niet-Babels mailings lists, te ontvangen. Ze dienen dus als een soort ‘opslagplaats’ voor mails afkomstig van andere officiële mailings lists. Het zijn op zich geendiscussielijsten. Wie er zich per vergissing op registreert, kan er toch geen berichten naar versturen.

Protocol

Creatie en annulatie van een lijst
Een lijst wordt gecreëerd in funktie van de behoeften van een specifiek Babels project. Indien nodig kan elk project beschikken over verschillende lijsten. Alle lijsten worden aangemaakt door Babels-Tech. Gelieve dus een email te sturen naar babels-tech @ babels.org met uw specifieke vraag, een beschrijving van het doel van de lijst, en alle andere relevante informatie. Het al dan niet creëeren van een lijst is afhankelijk van de goedkeuring van het project (zie hiervoor het Communicatie Protocol).
Van zodra een project afgewerkt is, moet de lijst uitgewist worden. Gelieve Babels-Tech te contacteren om u hiermee te helpen.

Beheer en moderatie van een lijst
Elk project is verantwoordelijk voor het beheer en de moderatie van zijn lijst(en). Projectleiders kunnen deze ondankbare taak doorgeven aan één of meerdere andere personen. Het beheer en de moderatie van een lijst houdt het volgende in: het checken en aanpassen van de configuratie van de lijst, en van de emails ter in- en uitschrijving op de lijst, alsook het filteren van de mails die naar de lijst worden verzonden (meestal gaat het om spam die moet tegengehouden worden, soms betreft het mails afkomstig van mensen die correct op de lijst geregistreerd staan maar wiens inhoud om de één of andere reden eerst goedgekeurd moet worden).
Indien de moderatoren of beheerders van de lijst hun taak niet naar behoren uitvoeren, gelieve dit dan onmiddellijk aan Babels-Tech te melden. Indien moderatoren of beheerders van de lijst niet meer op post lijken te zijn, gelieve ook dan onmiddellijk contact op te nemen met Babels-Tech, zodat de administratie kan doorgegeven worden aan een andere persoon.

Het versturen van een oproep tot vrijwilligers
Wanneer een project de fase heeft bereikt waarin een oproep tot vrijwilligers kan verstuurd worden, dan is het belangrijk na te gaan of het vak “reply-to” weldegelijk het adres van de open contactlijst voor dit project bevat. Indien dat niet zo is, gaan alle reakties rechtstreeks naar Babels-Tech, wat deze op zich al bijzonder drukke lijst alleen maar overlast bezorgd, en dat kan ervoor zorgen dat replies definitief verloren gaan – Babels-Tech kan de replies proberen te forwarden, maar het is helaas niet altijd duidelijk naar wie ze moeten doorgestuurd worden; sommige reakties kunnen zo door de mazen van het net glippen, en bovendien is dit een ondankbare, vervelende en nutteloze job, die enkel tijdverlies betekent. Gelieve hier dus extra aandacht aan te besteden.
Privacy issues

Lijsten kunnen en moetenbeschermd worden.

Toegang tot de lijst van geregistreerden (eveneens bekend onder de naam ’roster’)
Het roster is [in ieder geval] enkel toegankelijk voor de geregistreerden zelf. De bedoeling hiervan is hun email adres te beschermen tegen een mogelijke recuperatie door ‘spambots’. In zeldzame gevallen, zoals bv. lijsten die emails van andere lijsten ontvangen, is het roster toch niet voor iedereen toegankelijk: aangezien de bedoeling van dergelijke lijsten enkel is dat ze gelezen worden, heeft het geen nut na te gaan wie op de lijst geregistreerd staat.

Toegang tot de archieven
De archieven zijn [in principe] privé. De bedoeling hiervan is mogelijke delicate gegevens die sommige mails kunnen bevatten, te beschermen tegen recuperatie door zoekmotoren (zoals google, yahoo, en zo verder).
Bevoorbeeld: babels-ww stuurt een vraag naar vrijwilligers voor het Sociaal Forum in WW rond. Vrijwilligers antwoorden en sturen een mail naar de lijst met hun naam, telefoonnummer en adres. Wanneer de archieven voor iedereen toegankelijk zouden zijn, dan kan al deze informatie openbaar gemaakt worden en dus doorgegeven worden aan iedere persoon die gebruikt maakt van een zoekmotor.

Registratie op de algemene ’babels’ lijst

De ‘babels’ lijst staat open voor iedereen die betrokken is bij Babels en die bereid is meer tijd uit te trekken om te helpen bij het organiseren van Babels projecten. Het is de enige lijst die permanent, het hele jaar door gebruikt wordt om internationaal informatie uit te wisselen. De lijst kan bij momenten heel actief zijn, en het begrijpen van waar sommige discussies precies om gaan kan vaak een paar weken inwerken vergen! Het is de centrale Babels mailing list: ze wordt gebruikt voor het bespreken en aankondigen van alle belangrijke zaken in verband met Babels. Indien u ingeschreven bent op andere interne mailing lists, dan is het sterk aan te raden dat u zich eveneens inschrijft op deze lijst.

Alle interne Babels mailing lists voor projectleiders kan hier aangetroffen worden: http://listserv.babels.org/sympa/in...

 
Afdrukversie Afdrukversie

In dezelfde rubriek

logo_spip firefox css xhtml | Privé-site problemes | Overzicht van de site | top