Relatório do Receptivo

No mês de novembro, percebemos que seria preciso criar um grupo de trabalho para se responsabilizar pela recepção dos mais de 500 intérpretes, aos quais se somariam ainda os 150 coordenadores de salas e outros voluntários Babels.

O grupo então se constitui em torno de Jean- Christien (Congo), interprete voluntário residente a Porto Alegre, Monica (Colômbia) e uns vinte voluntários de POA, guiados por dois jovens voluntários, Lizie e Isabella, do acampamento da juventude, com a colaboração de Elisa, ortofonista que se colocou como voluntária para se ocupar do “ secretariado” da Babels no quinto andar

A esse grupo inicial, se juntou Daniela, que por sua presença continua e seu apoio, ajudou numerosos voluntários durante o Fórum.

O grupo estava encarregado de receber não apenas os mais de 500 intérpretes falando mais de 16 linguas e advindos de um grande número de paises e culturas diferentes, muitos vindos pela primeira vez à América Latina e como voluntários para o Fórum e alguns deles tendo viajado mais de 48 horas. O grupo estava encarregado também de preparar a chegada de mais de 150 voluntários, sobretudo coordenadores de salas, habitantes de POA.

O grupo identificou as seguintes necessidades:
– receptivo para os intérpretes seja na rodoviária, seja no aeroporto, de 24 a 26 de janeiro

Os intérpretes que chegassem antes dessa data, deveriam se virar por conta própria, já que Babels estaria responsável apenas pelo período de 24 a 31/01 à noite,

Procedimentos adotados para a acolhida aos voluntários

Oraganização de grupos de jovens em três turnos (manhã, tarde e noite). Esses voluntários receberiam os recém chegados, e os ajudariam a pegar um táxi para o Gasômetro (para aqueles que estivessem alojados em hotéis fora da cidade), ou para seu local de alojamento na cidade.

Inconvenientes desse procedimento

Dificuldades para encontrar os que chegavam depois de meia-noite ou os que chegavam à rodoviária a partir de 4 da manhã.
Outro inconveniente: o nível de responsabilidade e engajamento dos voluntários , às vezes, não era satisfatório. Por outro lado, não nos demos conta a que ponto uma ausência de última hora provocava um efeito dominó, e ainda, não previmos telefones celulares para os voluntários no aeroporto, o que tornou difícil a comunicação.

Alguns voluntários levaram os intérpretes para o Gasômetro, em vez de mandá-los diretamente para o hotel. Apenas os voluntários que chegavam na rodoviária, ou que estavam alojados a muitos quilômetros do Gasômetro e deveriam pegar um transporte especial deveriam se dirigir ao quinto andar. Essa confusão foi provocada pela falta de assiduidade às reuniões informativas, por parte de alguns voluntários responsáveis pelo receptivo, falta de assiduidade esta devida a problemas de disponibilidade dos intérpretes (nem todo mundo poderia estar disponível a todo momento)

Lista com o alojamento de cada intérprete

Uma cópia da lista com o endereço do alojamento de cada intérprete estava na recepção do quinto andar, e uma outra cópia estava com Lizie e Isabella no aeroporto, para guiar as pessoas.

Numerosos problemas foram provocados por mudanças de última hora, por alguns coordenadores descontentes com o alojamento, onde foram afetados seus concidadãos

Dossiês entregues aos intérpretes

De acordo com a experiência de outros fóruns, cada intérprete deveria receber algumas informações. Então, elaboramos um “ dossiê” em três línguas (espanhol, inglês e português), e colocamos na sacola oficial do Fórum, que tinha:

– uma camiseta azul do FSM (nós recebemos 300 das 700 pedidas, e em apenas dois números, pequeno para as mulheres e grande para os homens). Como uma prioridade era de identificar os coordenadores de sala, esses foram os primeiros a receber as camisetas. As que sobraram, foram distribuídas ao acaso nas sacolas dos intérpretes. Portanto, nem todo mundo recebeu camiseta
– uma revista sobre POA
– um prospecto sobre POA
– um envelope com tickets restaurante e fichas de transporte.

Alguns voluntários em POA prepararam quase 700 envelopes em apenas alguns dias.

A organização do Fórum tinha previsto em novembro fornecer apenas um ticket restaurante por dia . Mas os voluntários Babels à POA conseguiram obter dois tickets diários, permitindo assim aos voluntários a utilização do ticket no jantar. Isso foi um avanço com relação aos Fóruns de Mumbai, Paris ou Quito.

Como a entrega desse envelope era uma questão delicada pois se tratava de espécies e de respeitar as regras contábeis do Fórum, nós tivemos que respeitar um procedimento administrativo na criação desses envelopes.

– um dossiê com as informações seguintes, dossiê preparado com a ajuda de dois voluntários grafistas, Julia e Vinício, para melhorar a apresentação e facilitar a leitura:
– o programa geral Babels de 24 a 31 de janeiro
– um texto de apresentação de Babels (essa nova versão está agora no site)
– um texto de apresentação de Nomad
– uma cópia do INFO5 sobre o Projeto Memória, a fim de relembrar ou informar a aqueles que não leram o boletim sobre um dos pontos cruciais do Projeto Babels-Nomad no FSM
– uma apresentação dos coordenadores de sala, redigda por eles mesmos, a fim de se apresentarem e deixar os intérpretes a par de suas tarefas e funções, sabendo que a maioria dos intérpretes iria trabalhar pela primeira vez com coordenadores de sala.
– uma checklist para os coordenadores de sala
– uma cópia do discurdo que os intérpretes poderiam ler ao público antes do início dos trabalhos
– uma apresentação do acampamento da juventude, redigido pelos próprios acampados
– um mapa da cidade de POA, um mapa do Fórum impresso no programa oficial
– “Viver POA”, uma lista de informações úteis sobre restaurantes, bares, casas de câmbio, serviço telefônico e vida cultural a fim de guiar os intérpretes que não teriam tempo de ir à Central de Turismo
– uma declaração sobre a honra, a fim de formalizar nossa participação como intérpretes e dar nosso consentimento ao projeto tal como ele foi formulado na INFO 5. Esse documento nos permitiria no futuro a não chamar mais os intérpretes que faltassem à sua responsabilidade durante o Fórum. Ainda que não tenhamos podido trabalhar em boas condições (falta de material de interpretação), não se deduz daí que não tivéssemos que estar presentes no início de cada seminário/ oficina. Mas numerosos intérpretes se aproveitaram da situação para fazer turismo durante o fórum.

O programa do Fórum

Tínhamos previsto a distribuição do programa com a sacola a partir de 24/01, mas houve problemas de impressão e o programa não chegou à tempo para poder ser incluído nas sacolas. Como o mapa do Fórum se encontrava no programa, não pensamos em fazer uma cópia suplementar, para evitar a multiplicação de papéis inúteis, com uma preocupação de perservação do meio ambiente e redução de resíduos.

Conclusões

Infelizmente, a mioria dos voluntários não leu o dossiê que foi distribuído: muitos vieram dizer que não estavam a par da existência dos coordenadores de sala, ou das reuniões previstas para os finais de tarde, assim como dos exercícios previstos pelos ortofonistas.

Um outro problema se deveu ao fato de que alguns intérpretes não puderam comparecer à grande reunião do setor H, que foi deslocada para o setor I sem aviso prévio, por conta de problemas com o equipamento técnico (som, micro, fios elétricos, etc) Esses intérpretes perderam as informações sobre alojamento e sobre os problemas que deveríamos enfrentar, assim como informações sobre reembolsos, certificados de participação, etc.

Certificados

Será preciso rever esse ponto igualmente, pois um percentual importante de intérpretes que o requisitou e recebeu, algumas vezes não trabalharam, outras, não puderam ser avaliados por seus pares, e outras, enfim, partiram sem pegá-lo.

Fundos de solidariedade

Bettina e Mônica pensaram em criar um fundo de solidariedade para fazer face aos pequenos problemas orçamentários que sempre acontecem durante os Fóruns, como reembolso de algumas taxas extraordinárias, como taxas de aeroporto , não previstas no orçamento geral do Fórum . No Fórum de Babels, pedimos aos intérpretes voluntários que trouxessem pequenas souvenirs de seus paises, para serem vendidas ao público no quinto andar do Gasômetro. Essa iniciativa, têve um certo sucesso, sendo alguns dos objetos colocados à venda de grande qualidade. Camisetas laranjas, de diversos tamanhos, com a logo da Babels foram feitas para que o lucro com sua venda puesse alimentar o Fundo de Solidaariedade. Essas camisetas foram muito bem vendidas. Será necessário pensar em fazer quantidades maiores para o próximo FSM.

Para um futuro Fórum dessa dimensão, será preciso prever uma recepção-secretariado, com voluntários que conheçam esse trabalho, e estabelecer uma permanência (levando em conta o fato de que se trata de trabalhar com voluntários que têm diferentes níveis de engajamento). As pessoas encarregados pelos reembolsos, por exemplo, nem sempre estavam em seus postos, e às vezes partiam sem avisar ninguém. Ou então, os reembolsos eram feitos durante as horas de trabalho dos intérpretes, o que tornava as coisas difíceis para os que estavam nas cabines. É preciso também lembrar que alguns intérpretes esperaram até o último minuto para fornecer os documentos necessários para obter o reembolso, o que ao tornava as coisas fáceis.