Organisation Babels FSE 2003

Nous avons identifié 5 grands « morceaux » ou groupes
– Planification
– Langue
– Transport
– Hébergement
– Logistique sur place

Sont prévus :
– des coordinations par langue
– des groupes de travail spécifiques en France

Le premier rôle des groupe de travail en France est de recueillir les informations et de les diffuser.

Coordination par langues

Nous partons du principe que chaque coordination nationale s’occupera de tout ce qui concerne la sélection dans sa propre langue quel que soit le lieu de résidence des interprètes, soit :
– L’Espagne s’occupe des interprètes de langue maternelle espagnole.
– L’Italie s’occupe des langues maternelles italienne.
– Etc.
Choix dicté pour des raisons de pré-planification.

Les langues non officielles et langue des signes

Une coordination est créée pour s’occuper de la langue des signes et des langues « rares » c’est-à-dire : les langues dans lesquels seulement quelques intervenants s’exprimeront, mais qui nécessitent cependant la présence d’interprètes capables de travailler à partir d’elles.

A ce titre, il est prévu de constituer un pool d’interprètes dans les langues suivantes :
– russe, portugais, grec, arabe, polonais, hongrois.

le rôle des coordinations par langue (coordinations nationales) :

chacune devra prendre contact avec les interprètes dont la langue A 1 est la langue correspondante à leur pays de coordination, et ceci , quelque soit le lieu de résidence effective de l’interprète.

Elle effectuera :
– la vérification des données
– la sélection des interprètes
– le suivi des contacts avec les interprètes
– le retraitement des demandes concernant les voyages et l’hébergements et retransmettra ces renseignements aux groupes de travail hébergement et Transports en France.

Les coordinations sont en contact avec le groupe Planification, et plus tard, travailleront en contact avec Transport, Hébergement et logistique.

La planification

Un groupe avec 4-5 membres en France + des membres des autres coordinations qui devra tout d’abord confirmer l’hypothèse de travail par cabines de langues, et ensuite :
– préparer un document comportant les salles, les horaires et les couples de langues nécessaires (estimation)
– répartir la base entre chaque coordination selon la langue maternelle
– gérer la base de données
– mettre au point l’outil de planification

Ce groupe est une coordination transnationale pour le FSE.

Pour la France, ce groupe s’occupera aussi d’organiser
– la vérification et la remise à jour dans la base des interprètes inscrits pour le FSE + fichier de Florence
– la sélection des interprètes de langue A1 française
– le suivi des relations avec les interprètes

Le groupe doit être en contact avec le FSE.

Date butoir pré-planification : Fin juillet

Date butoir planification générale : mi - septembre.

Groupe langue

C’est un groupe de travail clef.

Il comprend :

a) Recueil d’informations langues :
– collecte des informations sur les langues des séminaires et conférences
– être informé des thématiques choisies, des intervenants potentiels…(en lien avec l’équipe glossaire et planification)
– récupérer les différents documents et textes permettant aux interprètes de préparer leur travail d’interprétation (en lien avec l’équipe glossaire)

Ce groupe doit suivre les réunions programme du FSE.

b) les traductions

c) glossaire et séminaire Babels

Groupe transports

Il est en contact avec le FSE pour les questions de budgets

Il est en contact avec l’agence de voyage qui va émettre tous les billets (ou presque) des interprètes.

Il doit donc être en contact avec chaque coordination pour relever les infos concernant les lieux de départs des interprètes.

Il s’agit de travailler en collaboration avec les coordinations nationales afin de faciliter les réservation, de centraliser les départs sur une ville unique, de connaître les besoins de visas, etc….

Groupe hébergements

Il s’occupe de collecter les infos concernant l’hébergements des interprètes pas le réseau de l’hébergement solidaire.

Il s’occupe également de contacter les interprètes parisiens (et région parisienne)pour recenser ceux qui offrent d’accueillir un interprète étranger.

Un des membres de ce groupe devra assister aux réunions du groupe hébergement du FSE.

Groupe logistique

Il doit recueillir toutes les informations relatives aux conditions de travail des interprètes dans les différents sites : Equipements des salles, nombres de casques, salles à disposition des interprètes.

Il doit également avoir une vision du budget restauration des interprètes, et s’assure des conditions de transport inter/intra sites des interprètes.

Pour cela, il doit être en contact constant avec les organes du FSE.

Il est en charge de tout ce qui à trait à l’animation, à l’accueil, à l’encadrement des interprètes durant le FSE.

C’est à lui qu’appartient de constituer les équipes de terrain avec les coordinateurs et volontaires Babels.

Il conçoit et supervise l’organisation d’une éventuelle fête de fin de forum.