Le but de ce processus n’est pas seulement de préparer les conditions matérielles de cette rencontre, mais de construire son contenu et sa forme. Le but est d’arriver aux rencontres de mai 2006 pour discuter de projets qui ont été déjà pré-discutés durant les mois précédents par courrier électronique, au moyen des Forums, Wikis, téléphonie par IP ou tout autre moyen de communication électronique. Ceci permettra que les rencontres physiques soient l’occasion de décisions, et non simplement un lieu de rencontre pour des personnes qui ne se connaissent pas et sont liées ensemble de manière distante autour de projets variés.
Chacune des étapes dépendra de la participation active de volontaires qui trouvent un intérêt à aider le processus de construction de la rencontre. Le programme des différents événements sera le résultat naturel du travail qui prendra place durant les mois précédents les rencontres. Ce projet est un effort continu d’une année qui se matérialisera au travers d’un processus détaillé et documenté, et non une réunion sociale de deux jours couteuses et qui n’aurait ni passé ni avenir.
Organisation du programme
– Etape 1 : processus de consultation (remue-méninges)
— Durée : 3 mois
— Période : Mai – Aout
— But : réunir autant de propositions que possible afin de donner une bonne vue d’ensemble des thèmes dont nous aurions besoin de parler, des projets qui existent et qui ont besoin d’être mis en place, des nouveaux projets qui ont besoin d’être développés.
— Processus : consultation électronique large et plurilinguistique
– Etape 2 : élaboration de groupes de travail thématique (réseautage)
— Durée : 3 mois
— Période : Septembre – Novembre
— But : tenter de créer des synergies entre les différents thèmes/projets en permettant le contact des personnes entre elles
— Processus : un groupe ouvert de personnes tentera de déterminer les synergies possibles et mettra les différents groupes/projets en contact les uns avec les autres. Les personnes qui souhaitent participer à ce travail devront être active afin de pouvoir atteindre des progrès notables dans la période dévolue à cette tâche.
– Etape 3 : création du programme d’événements (planification)
— Durée : 3 mois
— Période : Décembre – Février
— But : proposer un programme cohérent et réaliste d’activités pour les rencontres physiques en mai
— Processus : un groupe ouvert de personnes tentera de travailler avec les autres groupes de travail existant pour arbitrer entre la volonté d’exhaustivité et la faisabilité pratique. Mis à part le fait de devoir procéder à des choix difficiles, l’un des buts est de créer des événements de mis en commun afin que les différents projets/thèmes d’une nature apparente différente, aient la possibilité de se rencontrer
– Etape 4 : réunir et partager les informations (documentation)
— Durée : 3 mois
— Période : Mars – Mai
— But : préparer l’agenda des différents ateliers proposés pour les rencontres physiques en mai afin de pouvoir garantir le maximum de participation et la compréhension des problématiques par tous les participants.
— Processus : Chaque atelier proposé peut tenter d’expliquer les tenants et les aboutissants de ces thèmes/projets dont ils essaieront de parler, en même temps peut proposer un ordre du jour des points qui seront discutés dans la rencontre physique. Le but de ce processus est de permettre aux participants de comprendre ce qui a été discuté durant les mois précédents et donc de pouvoir participer réellement aux rencontres physiques. Ceci représente le partage d’informations dans l’esprit de « l’open-source » et de la transparence.
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